Bir aile şirketinde güçlü bir yönetim sistemi kurmak, yıllar boyunca geleneklerle işleyen yapıyı ileriye taşımak anlamına geliyor. Bu süreç, hem şirketin işleyişinde hem de aile üyelerinin ilişkilerinde belirgin bir değişim yaratmak üzere tasarlanır. Bu geçişin sağlam temellere oturması için bizler çalıştığımız aile şirketlerine uygun terzi usulü bir rehberlik sağlıyoruz ve kurumsallaşmanın her aşamasında yanlarında yer alıyoruz. Güçlü bir yönetim sistemi kurarken hangi adımlara dikkat ediyoruz birlikte bakalım.
Stratejik Hedeflerin Belirlenmesi
İlk olarak, aile şirketlerinde yön vermek istediğimiz ana hedefleri belirliyoruz. Geçmişte destek verdiğimiz bir şirkette, kurucunun hedefleriyle yeni neslin vizyonu farklıydı. Bu tür durumlarda, biz hem kurucuların isteklerini hem de yeni neslin yenilikçi fikirlerini ortak bir noktada buluşturuyoruz. Bu süreçte şirketin uzun vadeli stratejik planını oluşturmak kritik bir aşama oluyor.
Kurumsal Yönetim Yapısının Oluşturulması
“Kurumsal Yönetim Yapısının Oluşturulması” deyince, aslında aile şirketinin içinde hem şirketi yöneten hem de aile üyeleri için herkesin net bir rol, sorumluluk ve yetkiye sahip olduğu bir yapı kurmaktan bahsediyoruz. Bu, şirketi aile değerlerine sadık kalarak profesyonelleştirmenin en önemli adımlarından biri. Güçlü bir yönetim sistemi, sağlam bir kurumsal yapıya dayanır. Çoğu aile şirketi, işlerin tek bir kişinin kontrolünde olmasına alışık olduğundan, bu yapıyı kurarken zorluk yaşayabiliyorlar. Diyelim ki aile üyeleri arasında her birinin sorumluluğu ve görev alanı net belirlenmemiş. Bu, sık sık karışıklığa, karar alma süreçlerinde tıkanıklıklara ve hatta çatışmalara yol açabilir. İşte bu noktada, kurumsal yönetim yapısı devreye giriyor. Biz danışmanlık yaptığımız aile şirketlerinde, öncelikle şirketteki her pozisyon için net bir görev tanımı çıkarırız, sorumluluk alanlarını belirleriz ve önemli kararların nasıl alınacağına dair bir sistem kurarız.
İş Süreçlerinin Standartlaştırılması
İş süreçlerinin belirgin ve tekrarlanabilir olması, işlerin aksamasını önler ve başarıyı sürdürülebilir hale getirir. Çalıştığımız aile şirketlerinden birinde, üretim süreçlerinde her bir çalışanın farklı bir yaklaşım sergilediğini gözlemledik. Standart bir süreç belirleyip, eğitimlerle tüm çalışanlara bu süreci benimsedik. Sonuç olarak hem kalite arttı hem de daha az hata meydana geldi.
Aile Anayasasının Yazılması
Aile Anayasası, bir aile şirketi için şirketin temel prensiplerini ve aile üyelerinin ilişkilerini düzenleyen yazılı bir rehberdir. Bu belge, ailenin gelecekteki uyumunu koruyacak ve şirketin sürdürülebilirliğini sağlayacak kuralları içerir. Hem aile bireylerinin iş süreçlerindeki rollerini belirler hem de olası anlaşmazlıkları en baştan çözüme kavuşturur. Aile anayasası, şirketteki görev dağılımından tutun da kimin hangi pozisyonda çalışabileceğine, aile bireylerinin şirketteki hak ve sorumluluklarına kadar birçok konuyu kapsar. Kısacası, gelecekte yaşanabilecek anlaşmazlıkları en aza indirgemek için yazılı bir mutabakat gibidir.
Örneğin, şirkette çalışmak isteyen aile üyeleri için belirli bir eğitim seviyesi veya deneyim şartı koymak, herkesin hem kendini geliştirmesi hem de şirkete en iyi katkıyı sağlaması açısından faydalı olabilir. Böylece, aile içindeki herkes hem şirketteki rolünü daha net anlar hem de aile içi çatışmaların önüne geçilir.
Bunun önemini size şöyle aktarabilirim; bir danışmanlık sürecinde, ailenin iş ve özel hayatı birbirine karıştırmasından kaynaklı sorunlar yaşandığını gördük. Bu anayasayla işin sınırlarını netleştirdik ve aile içindeki anlaşmazlıkların önüne geçtik. Bu tür bir düzenleme şirketin uzun ömürlü olmasına da ciddi katkı sağlıyor.
Nesil Değişimi Yönetimi
Aile şirketlerinde en hassas konulardan biri olan nesil değişiminde, geçişin nasıl yapılacağı çok önemlidir. Biz de nesil değişiminde sağlıklı bir süreç oluşturulması için yön gösteriyoruz. Bir firmada, yönetime geçiş sürecinde, yeni neslin işi devralması gerektiğinde ortaya çıkan zorlukları adım adım çözdük. Böylece süreç, hem saygılı bir geçişle hem de profesyonel bir ortamda tamamlandı.
Bunun örneğini çok gördük: Başarılı aile şirketlerinde yönetim yapısı ne kadar iyi kurulmuşsa, nesiller arası geçişler o kadar kolay oluyor. Mesela, ikinci nesil yönetime geçiş aşamasında bu yapıyı kurmuş bir aile şirketinde, yeni jenerasyon sadece bir “iş sahibi” gibi değil, şirkette belirli bir rolü olan ve kendi yetki alanında karar verebilen bir “yönetici” gibi çalışıyor. Bu, aile üyeleri arasında yetki çatışmalarını önlüyor ve her şeyden önemlisi, profesyonel bir iş kültürünün temellerini atıyor.
Finansal Yönetim Sistemi ve Raporlama
Aile şirketlerinde, finansal konuların yönetimi çoğu zaman tek bir kişinin bilgisine dayanır. Ama finansal yönetim, güçlü bir yönetim sisteminin bel kemiğidir. Bir aile şirketinin mali sağlığını korumasını ve finansal açıdan güçlü kalmasını sağlayan yapıdır. Bu sistem, şirketin kazançlarını, harcamalarını ve genel mali durumunu doğru ve net bir şekilde izlememize olanak tanır. Düzenli ve doğru finansal raporlama sayesinde, şirket sahipleri olarak nereye yatırım yapmamız gerektiğini, hangi alanlarda harcamaları azaltabileceğimizi ve uzun vadeli kararlar alırken nelere dikkat etmemiz gerektiğini açıkça görebiliriz. Örneğin, yıllık bütçe ve mali planlar hazırlamak, hem şirketin geleceğini daha iyi planlamamızı sağlar hem de olası riskleri önceden fark etmemize yardımcı olur. Bu tür bir sistemle, her ay veya çeyrek dönemde şirketin kar, zarar ve nakit akışını raporlayarak daha sağlam kararlar alabiliriz. Böylece, sadece bugünkü durumu değil, gelecekteki büyüme fırsatlarını da daha net bir şekilde değerlendirebiliriz.
İnsan Kaynakları ve Performans Değerlendirmesi
Çalışanların motivasyonunu artırmak ve verimliliklerini takip etmek için performans değerlendirme süreçlerinin kurulması çok önemlidir. Bu sistemin kurulması aile şirketinizde çalışan herkesin potansiyelini en iyi şekilde kullanmasına yardımcı olur. Bu yapı, çalışanların rollerini netleştirip onların gelişimini izleyerek, şirket içinde verimli ve uyumlu bir iş ortamı yaratmayı amaçlar. Performans değerlendirme süreçlerinde, her bir çalışan belirli aralıklarla yaptığı işin kalitesi, katkıları ve gelişim alanlarıyla ilgili geri bildirim alır.
Aile şirketlerine yaptığımız danışmanlık çalışmalarında; düzenli performans görüşmeleriyle çalışanların güçlü yönlerini vurgularken, hangi alanlarda kendilerini geliştirebileceklerini konuşuyoruz. Bu süreç sadece çalışanları motive etmekle kalmaz, aynı zamanda şirket içinde uzun vadede başarıyı getirecek bir takım ruhu oluşturmamıza da olanak tanır.
Bir aile şirketinde, çalışanların çoğuyla uzun yıllara dayanan yakın ilişkiler olması nedeniyle performans değerlendirmeleri yapılmıyordu. Bu durum, çalışanlarda atalet duygusu yaratarak performansın düşmesine sebep olmuştu. Biz, her çalışanın performansını düzenli olarak gözlemleyip, motivasyonlarını artıracak adımlar atarak şirketin verimliliğini önemli ölçüde yükselttik.
Kurumsal Kültürün Geliştirilmesi
Şirketin kimliğini güçlendirmek için kurumsal bir kültür oluşturuyoruz. Bu kültür, şirketin nesilden nesle aktarılmasını sağlayacak bir bağ olarak işlev görüyor. Şirketin ortak değerleri ve hedefleri doğrultusunda bir kültür oluşturarak, yeni neslin de bu değerlere bağlı kalmasını sağlıyoruz.
Bu süreçte adım adım ilerlemek ve her aşamada sabırlı olmak, kurumsallaşmanın kalıcı bir çözüm sunmasını sağlıyor. Aile şirketlerinde kurumsallaşma için şu yazıyı okuyabilirsiniz. Aile şirketlerinde biz de işte bu yolu izleyerek güçlü bir yönetim sistemi kurmak için her adımda yanınızda oluyoruz.
Sevgiler,
Tunç Vidinli
