Gider Yönetimi: Satışlar İyi Ama Kazanamıyorum!

Birçok aile şirketinde patronların sıkça sorduğu sorudur: “Satışlarımız iyi gidiyor ama kar neden artmıyor?” Bunun cevabı çoğu zaman gelir tarafında değil, gider tarafında saklı. Karlılığı belirleyen asıl unsur, satışların büyüklüğü değil, giderlerin yönetim biçimidir. Kontrolsüz harcamalar yalnızca karı eritmez kurumsallaşmayı zorlaştırır, güveni bozar ve sonuçta hüsrana yol açar

Karı belirleyen gelir değil, gider yönetimidir!

Kazandığınız paranın miktarı değil, onu nasıl yönettiğiniz şirketinizi ayakta tutar ya da batırır. Birçok işletme yüksek cirolarla övünse de kontrolsüz harcamalar ve plansız gider yönetimi yüzünden sürdürülebilirlikten uzaklaşır. Karlılık geliri artırmaktan önce maliyetleri doğru analiz etmek ve gereksiz giderleri disipline etmekle başlar. Bu nedenle sadece satışları büyütmek değil aynı zamanda kaynakları verimli kullanmak, bütçe bilinciyle hareket etmek ve gider kalemlerini düzenli olarak gözden geçirmek hayati önemdedir. Gerçek yönetim, paranın girdiği yerde değil nasıl çıktığındadır. Özellikle aile şirketlerinde bu durum çok daha hissedilir hale gelir. Giderlerin kontrolsüzce yönetilmesi şirketin uzun vadeli sağlığını tehdit eden en büyük risklerden biridir. Bu bağlamda sahada sık karşılaştığımız başlıca sorunlar şunlardır:

• Aile üyelerinin özel harcamalarının şirketten karşılanması,
• Kayıt dışı ve belgesiz giderler,
• Departmanlar arası şeffaf olmayan paylaşım,
• Bütçe disiplininin yerine anlık kararlarla yapılan harcamalar,
• Yatırım ile günlük giderlerin birbirine karışması.

Bu sorunların kalıcı çözümü sağlam bir mali disiplin ve sistemli gider yönetimiyle mümkündür. Giderlere yön veren bir yapı kurulmadıkça kazanç ne kadar yüksek olursa olsun kaynaklar kontrolsüzce erir. Şirketin uzun ömürlü olmasını sağlayan şey parayı doğru kazanmak kadar onu akıllıca harcamaktır.

Giderlerin Sınıflandırması

Böyle sıkıntılar yaşandığından öncelikle harcamalar düzenli olarak gözden geçirilmeli ve kategorize edilmeli. Harcamalar için kategoriler belirlenmeli. Bu sınıflandırma hangi alanlarda ne kadar harcama yapıldığını net bir şekilde gösterecektir.

• Sabit giderler: Kira, maaş, sigorta, vergiler.
• Değişken giderler: Hammadde, enerji, lojistik.
• Yatırım giderleri: Makine, yazılım, bina.
• Temsil & ağırlama, seyahat, eğitim vb.

Aile üyelerinin kişisel giderleri ile şirket giderleri kesin çizgilerle ayrılmalı.

Gider yönetimi ile gideri görünür kılmak önemli

Giderleri sabit, değişken, yatırım, temsil–ağırlama gibi kategorilere ayırmak kritik bir ilk adımdır. Ancak daha derin bilimsel metotlar da mevcut. Örneğin Cost-to-Serve (CTS) yaklaşımı. Cost-to-Serve yani Hizmet Maliyeti Analizi bir ürünün veya müşterinin şirkete olan gerçek toplam maliyetini ayrıntılı şekilde analiz etmeyi amaçlayan bir yaklaşımdır. CTS müşteri, ürün veya kanal bazında hizmet etme maliyetini ortaya koyar. Böylece satış yapılan ama kar bırakmayan müşteriler kolayca belirlenir. Birçok hızlı tüketim şirketinde sık teslimat ve küçük siparişlerle çalışılan müşterilerin aslında zarar ettirdiği CTS çalışmalarıyla fark edilmiştir.

Şu sorular sorulur:

• “Bu müşteriye hizmet etmek bana kaça mal oluyor?”
• “Bu ürünün müşteriye ulaşma sürecinde hangi gizli maliyetler var?”

Aile şirketlerinde genellikle:

• Müşteri bazlı maliyet analizleri yapılmaz.
• “Sadık müşteri” ya da “dost müşteri” gibi duygusal tercihlerle hareket edilir.
• Promosyonlar, özel hizmetler ya da indirimler sorgulanmadan verilir.

CTS yaklaşımı bu noktada duygularla değil verilerle yönetim anlayışını yerleştirir. Özellikle büyümek isteyen ve karlılık sorunu yaşayan aile şirketleri için CTS oldukça stratejik bir araçtır.

Bütçe disiplini oluşturun

Klasik yıllık bütçeler genellikle “geçen yılın biraz fazlası” mantığıyla hazırlanır. Oysa Zero-Based Budgeting (ZBB) yöntemi her kalemin sıfırdan gerekçelendirilmesini zorunlu kılar ve alışkanlık kaynaklı israfları ortaya çıkarır.

Ayrıca belirsiz ve hızlı değişen piyasalarda Rolling Forecast (kayar bütçe) sistemi gerekir. Bu sistem bütçeyi 12–18 aylık periyotlarla her ay güncelleyerek oynak maliyetlerde likidite ve marj yönetimini kolaylaştırır.

Avantajları:

• Harcama disiplini getirir, gereksiz maliyetleri azaltır.
• Kaynak kullanımını stratejik önceliklerle hizalar, her harcama bütçe stratejisine bağlanır.
• Şeffaflığı ve hesap verebilirliği artırır.

Zorlukları:

• Uygulaması zaman alıcı ve kaynak ister, her kalem için detaylı analiz gerekiyor.
• Uzun vadeli projelere ayrılan bütçeler kısa vadeli ihtiyaçlar karşısında gözden düşebilir.
• Bütçeleme sürecinin sürekli yeniden değerlendirilmesi yöneticiler için ek yük oluşturabilir.

Maliyeti doğru yere koymak: TDABC

Zaman Sürücülü Faaliyet Tabanlı Maliyetlendirme (TDABC) yöntemi maliyetleri süreçlere, ürünlere ve müşterilere doğru şekilde dağıtarak gerçek karlılığı açığa çıkarır. Bir endüstriyel KOBİ, TDABC uygulamasıyla en çok iş hacmi getiren müşterisinin aslında en düşük karlılığı sağladığını görmüş ve fiyatlandırma stratejisini buna göre güncelleyerek net kar marjını yükseltmiştir.

TDABC yaklaşımında maliyet dağıtımı daha sade bir şekilde zaman temelli olarak yapılır. Her kaynak birimi için saat başına maliyet (capacity cost rate) hesaplanır ve faaliyetler için gereken süre bu orana göre maliyete dönüştürülür. Başka bir deyişle her bir faaliyet ya da işlem için tahmini süre belirlenir, bu süre ile kaynak birim maliyeti çarpılarak o faaliyet için kullanılan maliyet çıkarılır.

Maverick Spend’i bitirmek

Onaysız veya sözleşme dışı yapılan harcamalar (maverick spend) aile şirketlerinde sessiz kar düşmanı gibidir. Çoğu zaman “küçük” gibi görünen bu giderler toplamda büyük kayıplara yol açar. Başka bir deyişle, çalışanlar ya da departmanlar şirket politikasına uymadan resmi prosedürleri atlayarak ürün ya da hizmet satın aldığında bu harcamalar “maverick spend” olarak adlandırılır. Şeffaflık ortadan kalkabilir. Finans departmanı ve satın alma birimi bütçe dışı harcamaları izleyemeyebilir. İç uyumsuzluk, usulsüzlük ya da maliyet sapmaları gibi riskler artar.

Satınalma politikası, onay matrisleri, Purchase-to-Pay (P2P) sistemleri ve harcama analitiği araçlarıyla bu tür disiplinsiz harcamalar önlenebilir.

İç kontrol ve denetim kültürü

Sağlam bir gider yönetiminin olmazsa olmazı iç kontrol sistemidir. COSO çerçevesine göre yetki–sorumluluk ayrımı, onay zinciri, plan–gerçekleşen raporlaması ve denetim izleri (audit trail) mutlaka oluşturulmalıdır. Aksi takdirde gider yönetimi yalnızca “iyi niyet” çerçevesinde kalır.

COSO, kuruluşlara etkin iç kontrol sistemleri kurmaları ve riskleri daha iyi yönetmeleri için bir çerçeve sunar. Bu çerçeve, hem finansal hem operasyonel süreçlerin güvenilirliğini artırır.

KPI’larla ölçmek ve şeffaflık yaratmak

Gider yönetimi performansını ölçmek için bazı göstergeler kritik önemdedir.

• SG&A / Net Ciro (SG&A / Net Ciro oranı, şirketin toplam gelirine kıyasla ne kadarını satış, genel ve yönetim giderlerine harcadığını gösteren bir verimlilik oranıdır)
• Cost-to-Serve (müşteri bazında),
• Plan–gerçekleşen gider farkı (%),
• Maverick spend oranı (%),
• Nakit dönüş çevrimi (gün).

Bu göstergelerin ERP panellerinde görünür kılınması ve düzenli yönetim toplantılarında tartışılması şeffaflık kültürünü pekiştirir.

Aile şirketleri için;

Finansal disiplin teknik bir konu olduğu kadar kültürel bir meseledir. Bu nedenle

• Aile anayasasında “gider disiplini” maddesi yer almalı,
• Aile meclisinde yılda en az iki kez finansal şeffaflık oturumu yapılmalı,
• Veliahtlar bütçe sorumluluğu ile yetiştirilmeli,
• Patron kişisel harcamaları şirketten ayırarak örnek olmalı.

Harcamaları kontrol altında tutabilmek ve yönetebilmek için bir politika belirleyin. Değişen şartlara göre zaman zaman politikayı güncelleyin.

Bütçe sistemi kurmak şirketin mali durumunu korumak adına oldukça önemlidir.

• Yıllık bütçe → aylık ve çeyrek dönem bazlı takip.
• Her departmana belirli bütçe limiti.
• Patron ve veliaht, büyük yatırımlar için onay mekanizması kurmalı.

Büyük harcamalar kontrol ve onaya tabii olmalı. Büyük harcamalarda kontrol ve onay süreçleri uygulayarak gereksiz harcamaların önüne geçilir.

Maliyete sebep olan etkenler belirlenmeli, Maliyet azaltma (tasarruf) önlemleri getirilmelidir. Bunun için düzenli olarak maliyet analizleri yapılmalıdır. Böylece hangi alanlarda maliyet azaltılması gerektiği ortaya çıkar.

• ERP yazılımları veya basit muhasebe sistemleri ile giderler anlık takip edilmeli.
• Aylık raporlama: Planlanan – gerçekleşen gider farkı izlenmeli.
• İç denetim mekanizması kurulmalı.

Yetki ve sorumluluk dağılımı yapılmalı.

• Kim hangi harcamayı onaylar?
• RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) matrisi ile netlik sağlanır. Örn: 10.000 TL üzeri harcamaları sadece patron onaylar; 5.000 TL’ye kadar departman müdürü yetkilidir.

Performans takibi yapılmalı

• Gider azaltma hedefleri belirlenmeli.
• “Gider başına verimlilik” göstergeleri takip edilmeli (örneğin üretim gideri / üretilen ürün adedi).

Çalışanlar tasarruf konusunda bilinçlendirilmeli. Yüksek maliyetler ve giderler şeffaf bir şekilde anlatılmalı. Çalışanlara maliyet yönetimi ve tasarruf konularında eğitimler sağlanmalı.

PwC’nin 2023 Aile Şirketleri araştırması da aile içi güven ve şeffaflığın uzun vadeli karlılıkta belirleyici olduğunu göstermektedir.

Sabancı Holding: Bütçe disiplini ve şeffaflık, grubun sürdürülebilirliğinde kritik rol oynadı.

Koç Holding: ERP ve dijital raporlama sayesinde gider kalemleri anlık izleniyor.

Vaka Örnekleri

• Vaka A – Hızlı Tüketim: CTS analiziyle küçük siparişli müşterilerin aslında zarar ettirdiği ortaya çıktı. Minimum sipariş uygulamasıyla marj 2 puan arttı.
• Vaka B – KOBİ: Onaysız satınalma %40’tan %10’a indirildi. Yıllık harcamada %6 tasarruf sağlandı.
• Vaka C – Hizmet Sektörü: ZBB ile gereksiz giderler temizlendi. Rolling Forecast ile nakit akışı daha öngörülebilir hale getirildi. EBITDA dalgalanması %40 azaldı.

Harvard Business Review – From the Magazine (July–August 2023) “Cost Cutting That Makes You Stronger” Bu makalede yazarlar maliyet kesmenin sadece kısa vadeli tasarruflar için yapılmaması gerektiğini, aksine stratejik bir bakışla harcamaların değer üretme kapasitesiyle bağlanması gerektiğini vurguluyor.

McKinsey – “The Secrets of Successful Family-Owned Businesses” McKinsey, 600 halka açık aile şirketini ve özel şirketleri inceleyerek, aile şirketlerinin başarılı olanlarının operasyonel performansta üstünlüğe sahip olduğunu ortaya koyuyor. En iyi performans gösteren aile şirketlerinin, maliyet kontrolü, süreç optimizasyonu ve stratejik adaptasyon konularında daha disiplinli olduklarını bulgulamışlar.

PwC – “Family Business Survey 2023 (Türkiye / Global)” PwC’nin 2023 Aile Şirketleri Araştırması’nda, aile şirketleri arasında “güven” ve “şeffaflık” boyutlarının karlılıkla doğrudan ilişkili olduğu vurgulanıyor. Şeffaflığın işletmeye güven katarak performansı yükselttiği belirtiliyor. Ayrıca PwC’nin “Manage Business” çarkında, karlılık ve kaliteli operasyon yönetimi aile şirketleri için kritik iş alanları arasında yer alıyor. Bir başka bulgu: Dijital becerileri güçlü aile şirketlerinde çift haneli büyüme daha yaygın.

Formül

Şeffaflık + Bütçe Disiplini + Kontrol Mekanizması = Sürdürülebilir Aile Şirketi

Satışların yüksek olması tek başına başarı değildir. Asıl fark yaratan giderleri doğru sınıflandırmak, disiplinli bütçe, iç kontrol mekanizmaları kurmak ve aile dinamiklerini sürece entegre etmektir. Bu adımlar sayesinde aile şirketleri hem karını korur hem de geleceğe güvenle ilerler.

Sevgiler,

Tunç Vidinli

Referanslar:

• Revenue, Operating Expenses, and Profitability in Assessing Financial Performance in the Manufacturing Industry, May 2025, Asian Journal of Applied Business and Management 4(2):465-472
• A KPMG and ACCA Thought Leadership Report, Profitability and Cost Analysis, An Eye on Value
• Effect of Expenditure Structure on Profitability Ratios, Erkki K. Laitinen*, School of Accounting and Finance, University of Vaasa, Vaasa, Finland.
• Cost Management and Control: Enhancing Efficiency and Profitability through Strategic Approaches, By managementaccountant / July 19, 2025
• Unlock Profitability: Essential Cost-Revenue Analysis, January 6, 2025 by sebiru
• The Complexity of Corporate Culture as a Potential Source of Firm Profit Differentials, Frederik Banning, Jessica Reale, Michael Roos, 10 Nov 2023 (this version, v2)]
• The influence of the Cost-to-Serve methodology on customer profitability, Paweł Wroński, 2014, Prace Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu
• Zero-Based Budgeting, A budget starting from scratch, Written byJeff Schmidt
• Basics of time-driven activity-based costing (TDABC) and applications in breast imaging Free, Sadia Choudhery, MD, Amber L Hanson, MHA, RT (R), Jessica A Stellmaker, BA, Jaysen Ness, BS, Linda Chida, MHA, RT (R)(M), Amy Lynn Conners, MD, British Journal of Radiology, Volume 94, Issue 1119, 1 March 2021
• Sheth, S. S.; Harrison, T. P.; Elmore, R. D. “Identifying and Mitigating Maverick Spend.” International Journal of Operations and Quantitative Management, Cilt 25, Sayı 4 (2019), s. 219 237.
• Internal Control — Integrated Framework (2013) – COSO
• Harvard Business Review – From the Magazine (July–August 2023)
• McKinsey – “The Secrets of Successful Family-Owned Businesses”
• PwC – “Family Business Survey 2023 (Türkiye / Global)”