Bu yazıda rol tanımının önemine değineceğiz. Fakat öncesinde bir soru ile geliyorum size. Şirketlerde en çok kimler zorlanır biliyor musunuz?
Genellikle iki grup:
- Ailesinin yanında tecrübesizce çalışmaya başlayan gençler
- İyi niyetli ve çalışkan profesyoneller
Bu insanların ortak noktası şudur: net bir rol tanımları yoktur.
Gençlerden her işe koşmaları beklenir ama hiçbir sorumluluk devredilmez.
Çalışkanlar ise “her işi halleder” diye sürekli yüklenir. Ancak kimse çıkıp da onlara “Senin rolün bu, sınırın bu, yetkin bu” demez.
Rol Tanımı Olmayan Çalışan Sistemde Kaybolur
Rolü tanımlanmamış biri için şu sorular hep yanıtsızdır:
- Ne zaman devreye girmeli?
- Hangi karardan sorumlu tutulmalı?
- Hangi görev ona ait, hangisi değil?
Bu belirsizlik zamanla yorgunluğa, yanlış anlaşılmalara ve tükenmişliğe dönüşür.
İşleyen bir sistemde önce roller tanımlanır, sonra görevler.
Görev tanımı “ne yapılacağını” söyler; rol tanımı ise “neden orada olduğunu, neye karışacağını ve hangi sonucu üstleneceğini”.
Tiyatrodan Örnek: Rolü Olmayan Oyuncu Oyun Kuramaz
Bir oyuncuya “çık oyna” demekle, ne oynayacağını söylemeden sahneye itmek aynıdır.
“Satış yapacak” demek bir görev tanımıdır.
Ama “Yeni müşteri kazanımı, teklif hazırlama ve ilk görüşmelerden sorumlu kişi” demek, net bir rol tanımıdır.
Ve bu netlik, sadece o kişiye değil, tüm organizasyona huzur getirir.
Rol Tanımı Nasıl Yapılır? 3 Basit Soru
Rol tanımı için uzun raporlar gerekmez.
Bu üç soruyu sorun, yeter:
- Bu kişi neden var?
- Neye karışacak, neye karışmayacak?
- Hangi sonucun sorumluluğunu üstlenecek?
Bu sorulara yanıt verildiğinde rol tanımı ortaya çıkar.
Görev tanımıyla o kişinin günlük iş akışını belirlersiniz. Yani önce rol tanımı yapılır, görev tanımı onun alt katmanıdır.
Kurucunun Rolü Ne Olmalı?
Aile şirketlerinde kurucular genellikle her işe müdahildir. Her e-postayı okur, her toplantıya girer, her detaya karışır. Buna örnek olabilecek durumlarla sık sık karşılaşıyoruz. Bu kontrol ihtiyacı genellikle sistem eksikliğinden ya da “teknisyen kimliğine” bağlılıktan kaynaklanır. Kurucu ya sisteme güvenmiyordur ya da kontrolü bırakamıyordur. Oysa sistem kurmak demek, dümeni bırakmak değil; rotayı belirlemektir. Kurucu, zamanla kahramanlıktan koçluğa geçmelidir. Şirket büyüdükçe bu rol, yön veren, sistem kuran, denetleyen bir pozisyona evrilmelidir. Yoksa hem kendisi tükenir hem de ekip gelişemez. Yoksa kurumsallaşmadan bahsedilemez.
Yetki-Sorumluluk Dengesi Şarttır
Birine görev verip yetki vermezseniz, direnç doğar.
Tersine, yetki verip sorumluluk tanımlamazsanız, sınırsızlık başlar.
Her iki durumda da sistem zarar görür.
Mikro yönetim, yani “Sen yap ama nasıl yapacağını ben söyleyeyim” yaklaşımı hem kurucuyu hem çalışanı yıpratır.
Sağlıklı bir sistem, ne yapılacağını ve nasıl karar alınacağını netleştirir. İşte bu yüzden hem görev tanımı hem rol tanımı yapılmalıdır. Ama unutmayın, görev tanımı rolün yerine geçemez. Rol tanımı olmazsa görev havada kalır.
Yazılı Olmayan Tanım, Sürdürülemez Yapı Demektir
Şirket ister 5 kişi olsun ister 50…
Rol ve görev tanımları yazılı olmadıkça sistem kalıcı olamaz. Akılda kalan değil, elde tutulan belgeler şirketi ileri taşır. Yazılı tanımlar;
- Yeni başlayan kişinin nereye dahil olacağını, hangi eğitimler alması gerektiğini,
- Bir çalışan ayrıldığında boşluğun büyük olmamasını,
- Bilginin kişide değil sistemde kalmasını
sağlar.
Ve unutmayın:
Gerçek büyüklük, sizin olmadığınızda da işlerin tıkır tıkır işlemesidir.
Sistemin içinden isminiz silindikçe, sistem sizin isminizi büyütür.
Sevgiler,
Tunç Vidinli
