Şirket büyüdükçe genel müdürün doğrudan yönettiği alan genişler. Satış, üretim, finans, insan kaynakları, operasyon, teknoloji veya başka fonksiyonların her birinin kendi yöneticisi olsa bile bütün bu yöneticilerin doğrudan genel müdüre bağlandığı bir yapı zamanla tepe yönetimin kapasitesini zorlamaya başlayabilir. Genel Müdür Yardımcılığı bu aşamada şirketin yönetim yapısını yeniden düzenleyen önemli bir ara yönetim katmanı olarak ortaya çıkar.
Genel Müdür Yardımcısı, kendisine bırakılmış yönetim alanında yetki kullanan ve o alanın sonuçlarından Genel Müdüre karşı sorumlu olan üst düzey yöneticidir. Bazı şirketlerde tek bir fonksiyonu, bazılarında birbirine yakın birkaç fonksiyonu veya bir iş kolunu yönetebilir. Şirketin yapısına göre Genel Müdürün yönetim yükünün daha geniş bir bölümünü de üstlenebilir.
Genel Müdür Yardımcılığı makamını tarif ederken şu sorunun özellikle önemli olduğunu düşünüyorum.
Bu kişi hangi sonuç alanının sahibidir ve Genel Müdürün hangi yönetim yükünü gerçekten taşımaktadır?
Bu sorunun açık bir cevabı yoksa GMY unvanı organizasyona yeni bir yönetim kapasitesi kazandırmak yerine yeni bir hiyerarşi basamağı eklemiş olabilir.
Genel Müdür Yardımcısı Ne İş Yapar?
Genel Müdür Yardımcısının görev alanı şirketten şirkete değişir. Genel Müdür şirketin tamamının ekonomik ve yönetsel sonucuna bakarken GMY, kendisine bırakılan bölümün sonucunu yönetir.
Örneğin Teknik Genel Müdür Yardımcısına üretim, kalite, bakım ve Ar-Ge bağlanmış olabilir. Mali İşler Genel Müdür Yardımcısı finans, muhasebe, bütçe ve benzeri fonksiyonlardan sorumlu olabilir. Ticari Genel Müdür Yardımcısının altında satış, pazarlama ve iş geliştirme bulunabilir.
Burada GMY’nin görevi, bağlı birimlerden raporları toplayıp Genel Müdüre iletmekle sınırlı tutulmamalıdır. Gerçek bir yönetim alanı verilmişse o alan içindeki önceliklerin belirlenmesi, kaynakların dağılımı, departmanlar arasındaki anlaşmazlıkların çözülmesi, yöneticilerin performansı ve üzerinde mutabık kalınan sonuçlara ulaşılması da onun sorumluluğundadır.
Böylece Genel Müdür, çok sayıda bölüm müdürünü ayrı ayrı yönetmek yerine şirketin büyük sonuç alanlarını taşıyan daha dar bir üst yönetim ekibiyle çalışabilir.
Genel Müdür yazımda tepe icra yöneticisinin şirketin bütünü üzerindeki sonuç sorumluluğunu ayrıntılı biçimde ele almıştım. GMY makamının doğru kurulabilmesi de bu tepe sorumluluğun nerede başlayıp alt yönetim kademelerine nasıl dağıtıldığının açık olmasına bağlıdır.
Genel Müdür Yardımcısı Bir Fonksiyondan mı Sorumlu Olmalıdır?
Tek bir GMY modeli yoktur. Şirketin büyüklüğü, faaliyetlerinin niteliği ve organizasyon yapısı bu makamın kapsamını belirler.
Bazı şirketlerde finans gibi kritik ve geniş bir fonksiyon doğrudan bir GMY tarafından yönetilir. Başka bir şirkette aynı seviyedeki yönetici mali işler, insan kaynakları ve bilgi teknolojileri gibi birkaç kurumsal fonksiyondan birlikte sorumlu olabilir. Sanayi şirketlerinde üretim, kalite, teknik hizmetler ve Ar-Ge’nin bir Teknik Genel Müdür Yardımcısı altında toplandığını sık görürüz.
İş kollarına göre yapılanmış şirketlerde ise GMY’nin sorumluluğu fonksiyon sınırlarını aşabilir. Belirli bir ürün grubu, müşteri segmenti veya faaliyet alanının satışından operasyonuna kadar uzanan daha bütüncül bir sonuç sorumluluğu verilebilir.
Bu nedenle organizasyon şemasında Genel Müdür Yardımcısı yazması, makamın ne yaptığını anlamamız için yeterli bilgi vermez. Altında hangi birimlerin bulunduğuna, hangi kararları alabildiğine, hangi bütçeyi yönettiğine ve hangi sonuçların hesabını verdiğine bakmak gerekir.
Genel Müdür Yardımcısı ile Müdür Arasındaki Fark Nedir?
Bir bölüm müdürü çoğunlukla belirli bir fonksiyonun günlük yönetiminden sorumludur. Satış Müdürü satış organizasyonunu, Üretim Müdürü üretimi veya İnsan Kaynakları Müdürü kendi fonksiyonunu yönetir.
GMY seviyesi ise şirketin organizasyonunda daha geniş bir yönetim alanının sahibidir. Birden fazla müdürlük ona bağlanabilir ve bu müdürlüklerin ayrı ayrı başarılı olmasının ötesinde, birlikte ortaya çıkardıkları sonuçtan sorumlu tutulabilir.
Örneğin üretim hedefini tutturan bir üretim müdürü kendi alanı açısından başarılı görünürken artan stoklar, yüksek kalite maliyetleri veya yetersiz teslimat performansı şirketin toplam sonucunu bozabilir. Üretim, kalite, planlama ve teknik birimlerden sorumlu GMY’nin görevi bu fonksiyonları ortak sonuç etrafında yönetebilmektir.
Yine de şirketin büyüklüğü ve iş modeli dikkate alınmadan her müdürlüğün üzerine bir GMY koymak doğru bir organizasyon tasarımı olmaz. Unvan yükseldikçe yönetim kalitesinin kendiliğinden yükseldiğine dair bir kural yoktur.
Genel Müdür Yardımcısının Yetkileri Nasıl Belirlenmelidir?
Sonuç sorumluluğu verilen bir GMY’nin o sonucu etkileyebilecek makul karar alanına da sahip olması gerekir.
Örneğin ticari sonuçlardan sorumlu bir GMY’ye fiyat, iskonto, müşteri koşulları ve satış kadrosu konusunda belirli karar yetkileri verilmeden satış sonucunun tamamını yüklemek sorun yaratır. Benzer biçimde operasyonlardan sorumlu bir GMY’nin kendisine bağlı yöneticiler üzerinde gerçek bir yönetim yetkisi bulunmuyorsa organizasyon şemasındaki hiyerarşi günlük çalışma düzenine yansımaz.
Bu nedenle Genel Müdür ile GMY arasındaki iş bölümünde hangi kararların GMY seviyesinde sonuçlanacağı, hangi kararların Genel Müdüre taşınacağı ve belirli tutar veya risk eşiklerinde hangi onayların alınacağı önceden belirlenmelidir.
İmza ve temsil yetkisi de ayrıca ele alınmalıdır. GMY unvanı kişiye kendiliğinden şirket adına sınırsız işlem yapma yetkisi vermez. Kendisine bırakılan yönetim alanı ile şirketi üçüncü kişiler karşısında bağlama yetkisi farklı düzenlemelere tabi olabilir.
Bankacılık sektörü bu konuda özel bir örnektir. 5411 sayılı Bankacılık Kanunu, genel müdür yardımcılarının mesleki deneyimi ve atanması gibi konuları ayrıca düzenler. Kanun, başka unvanlarla çalışan ancak görev ve yetkileri bakımından GMY’ye denk veya daha üst icrai konumdaki yöneticileri de bu hükümler kapsamında değerlendirir. Bu yaklaşım, düzenleyici açıdan dahi unvandan ziyade fiilî görev ve yetkinin önem taşıdığına iyi bir örnektir.
Şirket Ne Zaman Genel Müdür Yardımcısına İhtiyaç Duyar?
GMY katmanına duyulan ihtiyaca çalışan sayısı veya şirket cirosuna bakarak karar vermek doğru değildir. Yönetilecek işlerin karmaşıklığı ve Genel Müdürün doğrudan yönetmek zorunda kaldığı ilişkilerin niteliği daha belirleyicidir.
Genel Müdüre çok sayıda bölüm yöneticisi bağlıysa, birbirleriyle sürekli koordinasyon gerektiren fonksiyonlar arasında sorunlar yaşanıyorsa veya Genel Müdür zamanının önemli bölümünü bölüm müdürleri arasındaki günlük meseleleri çözmekle geçiriyorsa yeni bir yönetim katmanı anlamlı hale gelebilir.
Örneğin üretim, kalite, bakım, planlama ve Ar-Ge yöneticilerinin tamamının Genel Müdüre bağlı olduğu büyük bir sanayi işletmesinde Genel Müdürün teknik ayrıntılara ayırdığı zaman giderek artabilir. Bu alanları sonuç sorumluluğu taşıyan güçlü bir Teknik GMY altında toplamak, Genel Müdürün şirketin bütünü üzerinde yoğunlaşmasını kolaylaştırabilir.
Aynı ihtiyaç ticari tarafta veya mali ve idari fonksiyonlarda da doğabilir.
Burada belirleyici soru, Genel Müdürün yönetim kapasitesinin hangi noktada kullanıldığıdır. Eğer GMY katmanı Genel Müdürü şirketin tamamına bakabilecek seviyeye çıkarıyor, altındaki yöneticiler arasındaki koordinasyonu iyileştiriyor ve kararların doğru seviyede alınmasını sağlıyorsa organizasyonda gerçek bir işlev üstlenmektedir.
Bu konu Organizasyon Şeması hazırlanırken özellikle değerlendirilmelidir.
Genel Müdür Yardımcılığı Ne Zaman Gereksiz Bir Katmana Dönüşür?
Şirketlerde yönetici unvanlarının zaman içinde terfi aracına dönüşmesinin sık rastlanan bir durum olduğunu görüyoruz. Uzun yıllar çalışan bir müdüre yeni bir unvan verilmek istenir ve organizasyonda gerçek bir ihtiyaç bulunmadığı halde Genel Müdür Yardımcılığı makamı açılır.
Bu uygulama birkaç yıl içinde şirketin üst yönetimini gereksiz yere kalabalıklaştırabilir. Her yeni GMY pozisyonu başka bir yönetim basamağı oluşturduğu için kararların aşağıdan yukarıya taşınma mesafesi uzar. Bölüm müdürlerinin kendi sorumluluk alanlarında kullanması gereken yetkiler de zamanla üst seviyeye çekilebilir.
Özellikle her fonksiyona bir GMY atandığı yapılarda Genel Müdürün doğrudan bağlı sayısı azalırken şirketin yönetim kademesi gereğinden fazla büyüyebilir.
GMY pozisyonu oluşturulmadan önce o kişiye verilecek sonuç alanı tanımlanabiliyorsa, altında anlamlı bir yönetim bütünü bulunuyorsa ve Genel Müdürün taşıdığı gerçek bir yönetim yükü o seviyeye devredilebiliyorsa makamın organizasyonda karşılığı vardır.
Bir kişiye daha güçlü bir unvan vermek amacıyla kurulan GMY pozisyonu ise şirketin yönetim sisteminden çok kariyer ve statü sorununu çözmeye çalışmaktır.
Genel Müdür ile GMY Arasındaki İlişki Nasıl Kurulmalıdır?
GMY’nin başarılı olabilmesi için Genel Müdürün hangi alanı kendisine bıraktığını bilmesi gerekir. Genel Müdür bütün önemli kararları yeniden kendi masasından geçirmek istiyorsa GMY giderek yüksek seviyeli bir asistanlığa dönüşür. Bu israftır.
Bunun karşı tarafında, GMY’nin kendi alanını şirket içinde bağımsız bir krallık gibi yönetmesi riski vardır. Fonksiyonun başarısı şirketin toplam sonucundan kopmaya başladığında üst yönetim içinde ayrı merkezler oluşur.
Sağlıklı yapıda Genel Müdür şirketin tamamının sonucundan sorumlu olmaya devam eder. GMY ise kendisine bırakılmış alanı, şirketin genel hedefleri ve bütçesi içinde yönetir. Büyük sapmaları, şirketin diğer alanlarını etkileyen kararları ve belirlenmiş yetki sınırlarını aşan konuları Genel Müdüre taşır.
Bu ilişkinin kalitesi görev tanımından çok günlük karar düzeninde anlaşılır. Bir konu ortaya çıktığında herkes kararın hangi seviyede verileceğini biliyorsa organizasyon çalışmaya başlamış demektir.
Patronun Genel Müdür, Profesyonel Yöneticinin GMY Olduğu Şirketler
Özellikle aile şirketlerinde unvanlar zaman zaman şirketin fiilî yönetim düzenini tam olarak yansıtmayabilir.
Patron kendisini Genel Müdür olarak konumlandırmış olabilir. Şirketin günlük yönetiminin önemli bölümünü ise profesyonel bir Genel Müdür Yardımcısı yürütür. Limited şirketlerde de şirket ortaklarının kullandığı ticari unvanlarla Türk Ticaret Kanunu’ndaki müdürlük sıfatı her zaman aynı şeyi ifade etmediği için organizasyonun hukuki ve fiilî taraflarını ayrı değerlendirmek gerekir.
Böyle bir şirkette GMY, organizasyon şemasında ikinci sırada görünmesine rağmen günlük icranın çok geniş bir bölümünü yönetiyor olabilir. Satış, üretim, finans veya insan kaynakları yöneticilerinin önemli kısmı ona bağlıdır ve patron daha ziyade büyük kararları elinde tutmaktadır.
Bu model çalışabilir. Yine de sonuç sorumluluğunun kimde olduğu ve hangi kararların profesyonel yöneticiye bırakıldığı belirsiz kalırsa unvan sistemi şirketin gerçek yönetim yapısını gizlemeye başlar.
Aile şirketlerinde amaç unvanları standart bir kalıba zorlamak olmamalıdır. İnsanların organizasyon içinde kimin hangi sıfatla karar verdiğini anlayabilmesi gerekir.
Genel Müdür CEO Olursa GMY’nin Unvanı Değişir mi?
Bir şirket Genel Müdür unvanı yerine CEO kullanmaya başladığında altındaki Genel Müdür Yardımcılarının unvanlarının değiştirilmesi zorunlu değildir.
CEO ile Genel Müdür, tek şirketin bütününden sorumlu aynı tepe icra makamını ifade ediyorsa yapılan değişiklik çoğu zaman organizasyon seviyesini değil kullanılan unvanı değiştirir. Bu nedenle Genel Müdürün CEO olması, Genel Müdür Yardımcısının otomatik olarak başka bir unvan almasını gerektirmez.
Uluslararası kullanımda da tek bir karşılık bulunmuyor. İş Bankası İngilizce kurumsal iletişiminde üst icra yöneticisi için CEO, GMY seviyesindeki yöneticiler için ise “Deputy Chief Executive” ifadesini kullanıyor. (Türkiye İş Bankası) DenizBank’ın iki dilli bir sözleşmesinde ise “Genel Müdür Yardımcısı” unvanının İngilizce karşılığı “Executive Vice President” olarak yer alıyor. (DenizBank)
Buradaki ‘Vice President’ ifadesi de yanıltıcı olmamalıdır; Amerikan şirketlerinde VP, Senior VP ve Executive VP gibi unvanların seviyesi ve kapsamı şirketten şirkete önemli ölçüde değişebilir. Bu nedenle VP’yi Genel Müdür Yardımcısının doğrudan ve evrensel karşılığı olarak görmek doğru değildir.
Dolayısıyla “CEO’nun yardımcısına ne denir?” sorusunun ülkemiz için evrensel bir cevabı yoktur. Şirketin kullandığı unvan mimarisi, yöneticinin organizasyondaki gerçek seviyesi ve uluslararası iletişim ihtiyacı birlikte değerlendirilmelidir.
CEO ile Genel Müdür arasındaki unvan ve kapsam ilişkisini CEO Nedir? Genel Müdürden Farklı mıdır? yazımda ayrıca ele aldım.
Genel Müdür Yardımcısının Performansı Nasıl Ölçülür?
GMY’nin performansı, sorumlu olduğu sonuç alanına göre belirlenmelidir. Mali İşler GMY’si ile Ticari GMY’nin aynı ölçülerle değerlendirilmesi beklenemez.
Finansal ve operasyonel hedeflerin yanında kendisine bağlı yönetim ekibinin kalitesi, farklı bölümler arasındaki koordinasyon, bütçe disiplini, önemli projelerin gerçekleşmesi ve şirketin genel hedeflerine katkısı da değerlendirmeye katılabilir.
Burada performans göstergelerinin yöneticinin gerçekten etkileyebildiği alanlarla uyumlu olması gerekir. Yetkisinin dışındaki kararların sonuçlarını GMY’nin performansına yüklemek, Genel Müdür seviyesinde olduğu gibi bu makamda da hesap verebilirliği bozar.
Performans sisteminin genel yapısını Şirketlerde Performans Yönetimi yazımda ayrıntılı biçimde ele aldım.
Genel Müdür Yardımcısı Hakkında Sık Sorulan Sorular
Genel Müdür Yardımcısı kime bağlıdır?
Klasik organizasyon yapısında Genel Müdür Yardımcısı Genel Müdüre bağlıdır. Holding, grup veya farklı yönetim modellerinde raporlama hattı değişebilir. Unvandan hareket etmek yerine şirketin organizasyon ve yetki düzenine bakılmalıdır.
Genel Müdür Yardımcısı, Genel Müdür yokken onun yerine geçer mi?
Bu yetki kendiliğinden doğmaz. Genel Müdürün yokluğunda kimin hangi yetkilerle vekâlet edeceği şirketin kendi düzenlemeleri ve yetkilendirmeleriyle belirlenmelidir. Birden fazla GMY bulunan şirketlerde kıdemli GMY’nin otomatik olarak bütün Genel Müdür yetkilerini kullanacağı varsayılamaz.
Bir şirkette kaç Genel Müdür Yardımcısı olmalıdır?
Bunun için standart bir sayı yoktur. GMY sayısı organizasyonun büyüklüğüne, faaliyet alanlarının çeşitliliğine, Genel Müdürün yönetim kapasitesine ve oluşturulabilecek anlamlı sonuç alanlarına göre belirlenmelidir. Her yeni GMY makamı açık bir yönetim ihtiyacına karşılık gelmelidir.
Genel Müdür Yardımcısı ile CEO Yardımcısı aynı şey midir?
“CEO Yardımcısı” yerleşmiş ve evrensel bir kurumsal unvan değildir. Şirketler Deputy CEO, Deputy Chief Executive, Executive Vice President, Chief Officer veya başka unvanlar kullanabilir. Genel Müdür Yardımcısının İngilizce karşılığı belirlenirken kelime kelime tercümeden ziyade kişinin organizasyondaki gerçek görevi dikkate alınmalıdır.
Genel Müdür Yardımcılığı doğru yerde kullanıldığında Genel Müdürün her departmanın günlük ayrıntısına girmeden şirketi daha geniş yönetim alanları üzerinden yönetmesini sağlar. Makamın değeri unvanın ağırlığından gelmez. Yönettiği sonuç alanının ve kullandığı yetkinin açıklığından gelir.
Bir şirkette GMY varsa şu sorunun cevabı da açık olmalıdır.
Bu yönetici hangi sonucun sahibidir?
Cevap yalnızca “Genel Müdüre yardımcı oluyor” ise makam henüz yeterince tanımlanmamış demektir.
Tunç Vidinli
Tunç Vidinli, aile şirketleri, yönetim sistemleri, şirket yönetişimi, kurumsallaşma, aile anayasası ve nesiller arası sürdürülebilirlik üzerine çalışan bir danışman ve yazardır. Veliaht Akademi’nin Kurucusu ve Genel Müdürü olarak, aile şirketlerinin yönetim yapısını, profesyonel yönetim altyapısını, aile içi karar mekanizmalarını ve gelecek kuşaklara aktarılacak kurumsal kültürünü güçlendirmeye odaklanır. Çalışmalarında yönetim kurulları, üst yönetim, risk yönetimi, yönetim raporlaması ve performans sistemlerini şirketin profesyonel yönetim altyapısının temel parçaları olarak ele alır. Yazılarında saha deneyimini; yönetim, liderlik, sistemleşme ve şirket yönetişimi başlıklarında uygulanabilir, ölçülü ve uzun vadeli bir bakış açısıyla aktarır.
