Pek çok patron, yıllarca şirketini bir organizasyon şeması olmadan yönetir. Kimin ne yaptığı kendi zihninde nettir. Fakat asıl soru şu: Çalışanlar da bunu biliyor mu?
Bugün üç farklı çalışana “Şirketimizin organizasyon yapısını çizer misin?” deseniz, büyük ihtimalle üç farklı şekil alırsınız. Çünkü çoğu zaman yapı yalnızca yöneticinin kafasında vardır. Görünmeyen şema, var sayılmaz. Oysa organizasyon şeması, sadece bir belge değil; kurumsal netliğin haritasıdır.
Organizasyon Şeması Olmadan Ne Olur?
Bir şirket organizasyon şeması olmadan yönetiliyorsa, genellikle şu üç temel sorun ortaya çıkar:
- Görevler belirsizleşir: Kim ne yapıyor belli değildir.
- Sorumluluk bulanıktır: Hata olduğunda kime dönüleceği net değildir.
- Hesap verilemezlik artar: Kimse sahiplenmez, işler dağılır.
Bir iş aksadığında sorumlusu bulunamaz. Çünkü görev dağılımı net değildir. İnsanlar ya başkasının alanına karışır ya da “benim işim değil” diye geri çekilir. Sonuç? Kimse sahiplenmez, işler dağılır. Bu işleyiş sürdürülebilir değildir.
Böyle yapılar “çalışıyor gibi” görünür ama aslında bireylerin çabasıyla ayakta kalır. Oysa gerçek sistem, kişilerden bağımsız işler.
Küçük Ekipte Bile Şemaya Gerek Var mı?
Patronların sıkça söylediği bir cümle: “Zaten küçük bir ekibiz, herkes her şeyi yapıyor.”
Ancak küçük olmak, netlikten feragat etmek anlamına gelmez.
Kimin hangi işe sahip olduğu, hangi kararın kimden çıktığı, hata durumunda sorumluluğun kimde olduğu bilinmiyorsa, organizasyonel yapı yok demektir. Herkesin müdür olduğu ama kimsenin sorumluluk almadığı bir ortam, sürdürülebilir değildir.
Peki çözüm nedir? Her işin bir sahibi olmalı. Her sorumluluğun başladığı ve bittiği yer net olmalı.
Fonksiyonel ve Departmansal Yapı Arasındaki Fark
- Fonksiyon: Şirketin yerine getirmesi gereken zorunlu işlerdir.
- Departman: Bu fonksiyonların örgütsel, fiziksel karşılığıdır.
Örneğin, küçük bir şirkette “finans departmanı” olmayabilir ama “finans fonksiyonu” mutlaka vardır. Organizasyon şeması, bu işlevlere göre kurgulanmalıdır: satış, pazarlama, üretim, finans, insan kaynakları…
Yapılmayan her iş, gözden kaçan bir risktir. İhmal edilen her iş, yarının krizi olabilir.
Emir-Komuta Zinciri: Korkulacak Bir Şey mi?
Askeri gibi gelebilir ama işletmelerde emir-komuta zinciri, sorumluluğun netleştirilmesidir.
Her işin tek bir sahibi olmalıdır. Fikre herkes katkı sunabilir ama uygulamanın bir noktadan yönetilmesi gerekir. İki kişinin yönettiği yerde karar alınmaz. Yalnızca karmaşa olur. İki kişinin aynı arabayı aynı anda kullanmaya çalışması gibi: Yönetilemeyen yapılar, kaos üretir.
Unvanlar Psikolojiyi Etkiler
Unvan sadece bir isim değil, aidiyet ve değer algısıdır.
Bir kişiye “Satışçı” demek ile “Bölge Satış Temsilcisi” demek arasında fark vardır.
Doğru unvanlandırma, çalışanların motivasyonunu artırır, rollerini daha net algılamalarını sağlar.
Gerçek Bir Örnek: Yapısal Belirsizlik Kriz Yaratır
Satış artıyor, üretim yetişiyor ama ürün müşteriye ulaşmıyor. Neden?
Çünkü sevkiyat hem üretime hem satışa bağlı. Kime öncelik vereceğini bilemiyor. Sonuç: stoklar şişiyor, müşteri memnuniyeti düşüyor, para kasaya girmiyor.
Çözüm? Karar noktası netleşmeli. Sevkiyat bir yöneticiye bağlanmalı. Bu kadar basit ama bu kadar kritik.
Çok Lokasyonlu Şirketlerde Organizasyon Şeması
Farklı şehirlerde veya binalarda faaliyet gösteren firmalarda işler daha da karmaşıklaşır.
Her lokasyonun ne iş yaptığı tanımlanmalı.
Eğer birden fazla fonksiyon varsa, ya merkezi bir yönetici atanmalı ya da tüm fonksiyonlar merkeze bağlanmalı.
Ve mutlaka o lokasyonun “genel düzeninden sorumlu” bir kişi olmalı. Yoksa kontrol elden kaçar.
Organizasyon Şeması Hazırlamak Zor mu?
İlk başta külfet gibi görünse de, organizasyon şeması hazırlamamak, her gün küçük krizler doğurur.
Her sabah “Bugün kim ne yapacak?” sorusunu yeniden soruyorsanız, ortada bir sistem yoktur.
İyi yapı, sizi yöneten değil; sizin yönettiğiniz bir şirket sağlar.
Ve unutmayın: Şirket, sadece dört duvar arasında kurulmaz.
Gerçek şirket, insanların zihninde oluşur.
Organizasyon şeması, o zihinleri ortaklaştıran stratejik bir araçtır.
Sevgiler
Tunç Vidinli
