Kurumsallaşma Danışmanlığı: Şirketi Kişilere Bağımlı Olmaktan Çıkaran Yönetim Sistemi

SEO Title:

SEO Description: Kurumsallaşma danışmanlığı; organizasyon, rol, süreç, toplantı, raporlama ve iç kontrol sistemleriyle şirketi kişilere bağımlı olmaktan çıkarır.

Şirket büyüdükçe sorunlar da büyür. İlk başlarda patronun dikkati, sezgisi ve hızlı karar alışı, işleri götürüp büyütmek için yeterlidir. Fakat bir noktadan sonra aynı yöntem, şirketi ilerletmek yerine yıpratmaya başlar.

O noktadan sonra patronun esas işi, şirketi kişisel gayretle çevirmekten çıkarıp sağlam bir düzene oturtmak olmalıdır. Böyle bir safha kurumsallaşma danışmanlığının devreye girdiği dönemdir.

Ama burada kurumsallaşmadan kastettiğim şey birkaç prosedür yazmak, organizasyon şeması çizmek ya da dosya hazırlamak değil. Asıl amaç, şirketin patrona, birkaç kilit çalışana veya aile içindeki günlük dengelere bağımlı olmadan çalışabileceği bir yönetim sistemi kurmak.

Bu yazımı, kurumsallaşma hizmeti almayı düşünen patronlar, aile şirketi sahipleri ve büyüyen işletme yöneticileri için kaleme alıyorum. Kurumsallaşmanın daha geniş aile şirketi bağlamını okumak isterseniz aile şirketlerinde kurumsallaşma yazımı ayrıca inceleyebilirsiniz.

Kurumsallaşma danışmanlığı nedir?

Kurumsallaşma danışmanlığı, şirketin kişilere bağlı çalışmasını azaltmak için organizasyon, rol, süreç, toplantı, raporlama, performans ve iç kontrol sistemlerinin kurulmasına yönelik danışmanlık çalışmasıdır. Amaç şirketi daha yönetilebilir, devredilebilir ve sürdürülebilir hale getirmektir.

Bu çalışma, şirket içinde şeffaflık, hesap verebilirlik, adalet ve sorumluluk gibi kurumsal yönetim ilkelerinin günlük işleyişe yerleşmesini sağlar. Amaç şirketi daha yönetilebilir, devredilebilir ve sürdürülebilir hale getirmektir.

Kurumsallaşma nedir?

Kurumsallaşma, bir şirketin işleyişini kişilere bağlı olmaktan çıkarıp tanımlanmış roller, süreçler, karar mekanizmaları, toplantılar, raporlar ve kontrol sistemleriyle yönetilebilir hale getirmesidir.

Kurumsallaşmış şirketlerde günlük yürütülen işin sahibi, karar sınırı, takip yöntemi ve sonuç ölçüsü bellidir. Kurumsallaşma şirketi bürokrasiye boğmak değildir. Aksine, doğru kurulduğunda gereksiz konuşmaları, tekrar eden hataları, kişiye bağlı takipleri ve patronun sürekli araya girmesini azaltır.

Bu nedenle kurumsallaşma, büyüyen şirketler ve patron için bir lüks değil, yönetilebilir kalmanın şartıdır. Şirketlerde aile, ortaklık, yönetim ve günlük operasyon birbirine karıştığında şirket yalnızca iş süreçleriyle değil, ilişki dengeleriyle de kişileri yormaya başlar.

Kurumsallaşma danışmanlığı neyi kapsar?

Kurumsallaşma danışmanlığı, şirketin yönetim sistemini kurar. Sağlıklı bir kurumsallaşma danışmanlığı şu alanlara odaklanır:

• Organizasyon yapısı
• Rol ve görev tanımları
• Yetki ve sorumluluk sınırları
• Süreç akışları
• Toplantı düzeni
• Karar alma sistemi
• Raporlama disiplini
• Performans yönetimi
• İç kontrol ve temel risk yönetimi

Bu sistemin içinde yalnızca yazılı belgeler yoktur. Belgeler bu işin kayıt ve görünür taraftır. Asıl hedeflenen, bu belgelerin şirketin günlük davranışına dönüşmesidir. Bu çalışmaların amacı şirketi ağırlaştırmak değil, patronun zihnindeki düzeni şirketin ortak çalışma düzeni haline getirmektir.

Kurumsallaşma danışmanlığı tek başına aile anayasası değildir. Tek başına ERP kurulumu değildir. Tek başına eğitim değildir. Tek başına rapor yazmak da değildir.

Aile anayasası, aile yönetişimi ve nesil geçişi ayrı bir katmandır. Kurumsallaşma danışmanlığı ise öncelikle şirketin teknik yönetim omurgasını kurar. Bu omurga kurulmadan yapılan aile anayasası, yönetim kurulu veya profesyonelleşme çalışmaları çoğu zaman kâğıt üzerinde ve işlevsiz kalır.

Bir şirkette kurumsallaşma danışmanına ihtiyaç nasıl anlaşılır?

Bir şirketin kurumsallaşma danışmanına ihtiyaç duyup duymadığını anlamak için ciroya, çalışan sayısına ya da sektörüne değil, şirketin kendi iç gücüyle düzen kurup kuramadığına bakmak gerekiyor.

Şu belirtiler sık görülüyorsa dışarıdan kurumsallaşma danışmanlığı desteği alma zamanı gelmiş demektir:

• Patron birkaç gün uzaklaştığında işler yavaşlıyorsa
• Herkes karar için son onayı bekliyorsa
• Aynı konular farklı kişiler tarafından tekrar tekrar gündeme getiriliyorsa
• Toplantılar yapılıyor ama karar ve takip çıkmıyorsa
• Kimin hangi işten sorumlu olduğu tartışmalıysa
• Raporlar geliyor ama patron yine de tek tek sormak zorunda kalıyorsa
• Departmanlar arası sorunlarda patron sürekli hakem oluyorsa
• İş büyüdükçe kontrol artıyor ama huzur azalıyorsa

Veliaht Akademi olarak sahada bu tablonun çoğu zaman yapı eksikliği olduğunu görüyoruz.

Aslında çoğu şirkette patron sorunu görüyordur. Biz Veliaht Akademi olarak, hizmet vermek için görüştüğümüz yüzlerce patronun büyük kısmının ne yapılması gerektiğini ana başlıklar halinde bildiğini fark ettik. Ancak çoğu, nereden başlayacağını, hangi sırayla ilerleyeceğini ve bu başlıkların altındaki detayları nasıl hayata geçireceğini bilemiyor.

Aynı şekilde çalışanlar da ne yapacaklarını, hangi sınırda karar alacaklarını, hangi sonuçtan sorumlu olduklarını ve nasıl ölçüleceklerini bilmiyorsa, en güvenli yolu patrona sormak olarak düşünürler. Bu da şirket büyüdükçe patronun yükünü artırır.

Kurumsallaşma danışmanı bu noktada şirketin dışarıdan göremediği yapısal boşlukları görür ve bunları adım adım, şirketin günlük işleyişine engel olmadan, bir süreç içerisinde organizasyon, rol, süreç, toplantı, raporlama ve kontrol sistemine dönüştürür.

Bu konuyu daha özel olarak patron darboğazı nasıl çözülür yazımda anlattım.

Kurumsallaşma danışmanlığı sonunda şirkette hangi sistemler kurulmuş olmalıdır?

Kurumsallaşma danışmanlığı alan bir şirketin elinde yalnızca bir rapor ya da öneri listesi kalmamalıdır. Süreç içerisinde, şirketin günlük işleyişini taşıyan gerçek bir yönetim sistemi oluşmalıdır.

Bu sistemin ana parçaları şunlardır:

Organizasyon yapısı: Şirketin ana bölümleri, yetki çizgileri ve karar seviyeleri belirlenir.

Rol ve görev tanımları: Her pozisyonun hangi işten, hangi sonuçtan ve hangi sınırlar içinde sorumlu olduğu açıklığa kavuşur.

Süreç akışları: Satış, satın alma, üretim, finans, insan kaynakları ve operasyon gibi temel alanlarda işlerin nasıl yürüdüğü yazılı ve takip edilebilir hale gelir.

Toplantı ve karar düzeni: Toplantıların gündemi, alınan kararlar, sorumluları ve takip tarihleri netleşir.

Raporlama ve performans takibi: Patronun ve üst yönetimin şirketi doğru verilerle takip edebileceği sade bir raporlama sistemi kurulur.

İç kontrol ve risk yönetimi: Yetki limitleri, onay mekanizmaları ve kritik kontrol noktaları belirlenir.

Ancak bu sistemler birkaç haftalık gözlemle ya da birkaç aylık rapor çalışmasıyla kalıcı hale gelmez. Kurumsallaşma, şirketin alışkanlıklarını değiştiren zaman alıcı bir süreçtir. Yazılan yapıların ekip tarafından anlaşılması, uygulanması, aksayan noktaların düzeltilmesi ve zamanla şirket kültürüne yerleşmesi gerekir.

Bu nedenle iyi bir kurumsallaşma danışmanı yalnızca sistemi tasarlamaz; sistemin sahada çalışıp çalışmadığını da takip eder. Kısacası amaç, patronun zihninde duran düzeni şirketin ortak çalışma düzenine dönüştürmektir.

Kurumsallaşmanın adımlarını daha geniş sırayla görmek isterseniz kurumsallaşmanın adımları yazımı ayrıca inceleyebilirsiniz.

Kurumsallaşma danışmanı seçerken nelere bakılmalı?

Kurumsallaşma danışmanı seçerken yalnızca “danışmanlık yapıyor mu?” sorusu yeterli değildir. Neticede danışmanın neyi söyleyip yazıp gittiği değil, çalışmalarının neticesinde şirketinizde nelerin iyi yönde değişmeye başladığı önem teşkil eder.

İyi bir kurumsallaşma danışmanı şirketinizin mevcut işleyişini inceler, darboğazları görür, patrona bağımlı karar alanlarını tespit eder ve bunları yönetilebilir yapılara dönüştürür.

Danışman seçerken şu kriterlere bakmak gerekir:

• Aile şirketleriyle çalışmış mı?
• Patron dertlerinin neler olduğu konusuna hakim mi?
• Patron şirketinden kurumsal yönetime geçişi biliyor mu?
• Sadece rapor mu yazıyor, yoksa uygulamayı da takip ediyor mu?
• Organizasyon, rol, süreç, toplantı, raporlama ve performans sistemlerini bütün olarak ele alıyor mu?
• Şirketin kültürünü ve insan ilişkilerini hesaba katıyor mu?
• Sistemin sahada çalışıp çalışmadığını ölçüyor mu?
• Her şirkete aynı şablonu mu veriyor, yoksa yapıyı şirkete göre mi kuruyor?
• En önemlisi patronun istekleri ve şirketin ihtiyaçlarını dengeleyebiliyor mu?

Bu noktada dikkat edilmesi gereken önemli bir hata vardır. Kurumsallaşma, dışarıdan alınan hazır bir dosya değildir. Her şirketin büyüklüğü, aile yapısı, patron karakteri, çalışan profili, sektör dinamiği ve yönetim alışkanlığı farklıdır.

Bu yüzden iyi danışmanlık, yalnızca doğru bilgiyi vermekle kalmaz; o bilginin şirkette uygulanabilir hale gelmesini sağlar.

Veliaht Akademi kurumsallaşma danışmanlığında nasıl çalışır?

Veliaht Akademi’de kurumsallaşma danışmanlığına bir belge hazırlama işi olarak bakmıyoruz. Bizim için esas mesele, şirketin işleyişini taşıyan yönetim sisteminin kurulması ve sahada çalışır hale gelmesidir.

Çalışmalarımızda önce şirketin mevcut durumunu anlamaya odaklanırız. Patronun hangi kararlarda sıkıştığını, ekiplerin nerede verimsizleştiğini, görevlerin nerede karıştığını, raporlamanın hangi noktalarda yetersiz kaldığını ve kararların neden kişilere bağlı hale geldiğini inceleriz.

Ardından şirketin ihtiyacına göre yönetim sistemini tasarlarız. Bu sistem çoğu zaman organizasyon yapısı, görev tanımları, rol–yetki matrisi, süreç akışları, toplantı düzeni, karar takip sistemi, KPI seti ve raporlama şablonlarından oluşur.

Fakat bizim için iş, bu dokümanların hazırlanmasıyla bitmez ki bunları hazırlamak dahi ekip ile yürütülen derin bir süreçtir. Kurumsallaşmanın kalıcı olabilmesi için sistemin ekip tarafından anlaşılması, uygulanması ve zamanla alışkanlığa dönüşmesi gerekir.

Bu nedenle danışmanlık çalışmalarımızda üç alanı birlikte ele alırız:

• Sistemi kurarız.
• Ekibe uygulatırız.
• Patron ve üst yönetimle birlikte kalıcı hale getiririz.

Bu yaklaşım özellikle aile şirketlerinde önemlidir. Çünkü aile şirketlerinde teknik sistem kurulmadan aile anayasası, yönetim kurulu, profesyonel yönetici ataması veya nesil geçişi gibi üst katman çalışmalar işlevsel olmaz.

Aile şirketleri danışmanlığının daha geniş çerçevesini aile şirketleri danışmanlığı kurumsallaşmayı nasıl kalıcı yapar yazımda ayrıca anlattım.

Kurumsallaşma danışmanlığı hakkında sık sorulan sorular

Kurumsallaşma danışmanlığı kimler için uygundur?

Bu hizmet özellikle büyüyen işletmeler, aile şirketleri, patrona bağımlı çalışan şirketler, görev ve yetki karmaşası yaşayan yapılar ve profesyonel yönetime geçmek isteyen firmalar için uygundur.

Kurumsallaşma danışmanlığı aile anayasası ile aynı şey midir?

Hayır. Aile anayasası aile ile şirket arasındaki tepe kuralları düzenler. Kurumsallaşma danışmanlığı ise öncelikle şirketin yönetim sistemini kurar. Sağlıklı bir yapıda önce şirketin işleyişi düzenlenir, sonra aile yönetişimi daha sağlam zemine oturur.

Kurumsallaşma yalnızca büyük şirketler için mi gereklidir?

Hayır. Kurumsallaşma yalnızca büyük şirketlerin konusu değildir. Küçük ve orta ölçekli şirketlerde de işler kişilere bağımlı hale geldiyse, kararlar sürekli patronda toplanıyorsa ve çalışanlar neyin kendilerinden beklendiğini tam göremiyorsa kurumsallaşma ihtiyacı başlamış demektir.

Kurumsallaşma danışmanlığı ne kadar sürer?

Süre şirketin büyüklüğüne, mevcut düzenine, aile yapısına, çalışan kadrosuna ve patronun değişime ne kadar hazır olduğuna göre değişir. Kurumsallaşma tek seferlik bir rapor değil, şirketin günlük işleyişine yerleşmesi gereken bir yönetim disiplinidir. Böyle bir hizmet uzun dönemli bir yatırımdır.

ERP veya yazılım kurmak kurumsallaşma için yeterli midir?

Hayır. Yazılım önemli bir araç olabilir; fakat tek başına kurumsallaşma sağlamaz. Rol, yetki, süreç, karar, raporlama ve kontrol sistemi kurulmadan alınan yazılımlar çoğu zaman mevcut karmaşayı dijital ortama taşır.

Kurumsallaşma şirketi yavaşlatır mı?

Yanlış kurulursa yavaşlatabilir. Doğru kurulduğunda ise gereksiz onayları, tekrar eden konuşmaları, belirsizlikleri ve patrona bağımlı kararları azaltır. Amaç bürokrasi kurmak değil, şirketin büyüklüğüne uygun yönetim düzeni kurmaktır. Kurumsallaşma büyüyen bir şirket için ek çalışma değil, sürecin olmazsa olmazıdır.

Kurumsallaşma danışmanı hangi çıktıları teslim etmelidir?

Kurumsallaşma danışmanı önce organizasyon yapısı, görev tanımları, yetki matrisi, süreçler, toplantı düzeni, raporlama ve performans takip sistemlerini oluşturmalıdır. Ancak asıl iş bunları yazmak değildir. Danışman, kurulan sistemin şirkette uygulanmasını takip eder ve zamanla kalıcı çalışma düzenine dönüşmesini sağlar.

Bu hizmetin kapsamını, çalışma biçimini ve başvuru şartlarını incelemek isterseniz Kurumsal Yönetime Geçiş sayfamı ziyaret edebilirsiniz.