Bu yazıda rol tanımının önemine değineceğiz. Fakat öncesinde bir soru ile geliyorum size. Şirketlerde en çok kimler zorlanır biliyor musunuz?
Genellikle iki grup:
- Ailesinin yanında tecrübesizce çalışmaya başlayan gençler
- İyi niyetli ve çalışkan profesyoneller
Bu insanların ortak noktası rol tanımlarının olmaması.
Gençlerden her işe koşmaları beklenir ama hiçbir sorumluluk devredilmez. Çalışkanlar ise “her işi halleder” diye sürekli yüklenir. Ancak kimse çıkıp da onlara “Senin rolün bu, sınırın bu, yetkin bu” demez.
Bu tükenmişliğin sebebi çok çalışmalarından dolayı yorgun düşmeleri değil, fol belirsizliği. Verilen görevde sınır, yetki ve beklenen sonuç net olmayınca en çalışkan kişi bile sürekli yangın söndürür vaziyette olmaktan bitap düşer ve sonunda da tükenir.
Rol Tanımı Olmayan Çalışan Sistemde Kaybolur
Rolü tanımlanmamış biri için şu sorular hep yanıtsızdır:
- Ne zaman ben devreye giriyorum?
- Hangi karardan sorumluyum?
- Hangi görev bana ait, hangisi değil?
Zamanla yorgunluğa, yanlış anlaşılmalara ve tükenmişliğe dönüşen belirsizlik budur.
Rol ve görev tanımlarını karıştırmayın. İşleyen bir sistemde önce roller tanımlanır, sonra görevler. Görev tanımı “ne yapılacağını” söyler; rol tanımı ise “neden orada olduğunu, neye karışacağını ve hangi sonucu üstleneceğini”.
Tiyatrodan Örnek: Rolü Olmayan Oyuncu Oyun Kuramaz
Rol ve görevi şöyle düşünün. Bir oyuncuya ne oynayacağını söylemeden “çık oyna” demek olmaz. Sahneye ittiğiniz oyuncu size sorar: “İyi de ne oynayacağım?”
Ne oynayacağını söylemek rol tanımıdır. “Bu oyunda bir aşçısın. Mutfakta yemek çıkaracaksın. Ev halkı senden her gün belirli saatte yemeği hazır bekler. Yemeğin tadı ve zamanında çıkması senin sorumluluğun.” Bunu söylemezseniz, dünyanın en iyi oyuncusu bile performans gösteremez.
“Aylık en az 10 müşteri ziyareti yapılacak. Teklif taleplerine 24 saat içinde dönüş yapılacak. Şu şablonla fiyat teklifi hazırlanacak.” demek görev tanımıdır.
Ama “Yeni müşteri kazanımından sorumlu satış temsilcisisin. Saha ziyaretlerini planlar, ilk görüşmeleri yürütür, ihtiyaçları doğru toplar ve teklifi satışa dönüşecek şekilde koordine edersin. Bu sürecin sonucundan sen sorumlusun.” gibi bir cümle rol tanımıdır.
Bu, sadece o kişiyi rahatlatmakle kalmaz; ekip içindeki sınırları da belirler. Böylece sürtüşme azalır, iş daha düzenli akar.
Rol Tanımı Nasıl Yapılır? 3 Basit Soru
Rol tanımı için uzun raporlar gerekmez. Şu üç soruyu sorun, yeter:
- Bu kişi neden var?
- Neye karışacak, neye karışmayacak?
- Hangi sonucun sorumluluğunu üstlenecek?
Bu sorulara yanıt verildiğinde rol tanımı ortaya çıkar. Dikkat edin burada hedef vermiyorsunuz, dönemsel çıktıları tanımlamıyorsunuz; onlar görev tanımı. Burada rolü tanımlıyorsunuz. Görev tanımıyla o kişinin günlük/haftalık/aylık iş akışını belirlersiniz. Yani önce rol tanımı yapılır, görev tanımı onun alt katmanıdır.
Rol belirsizliği küçük kararları bile yukarı taşır ve zamanla şirketi patrona kilitler; bunu ‘Patron Darboğazı Nasıl Çözülür?’ yazısında adım adım anlattım.
Kurucunun Rolü Ne Olmalı?
Aile şirketlerinde kurucular genellikle her işe müdahildir. Her e-postayı okur, her toplantıya girer, her detaya karışır. Buna örnek olabilecek durumlarla danışmanlıklarımızda sık sık karşılaşıyoruz. Bu kontrol ihtiyacı genellikle sistem eksikliğinden ya da “teknisyen kimliğine” bağlılıktan kaynaklanır. Kurucu ya sisteme güvenmiyordur ya da kontrolü bırakamıyordur. Oysa sistem kurmak demek, dümeni bırakmak değil; tayfasının idaresindeki geminin rotasını belirlemektir. Kurucu, zamanla kahramanlıktan koçluğa geçmelidir. Şirket büyüdükçe bu rol, yön veren, sistem kuran, denetleyen bir pozisyona evrilmelidir. Yoksa hem kendisi tükenir hem de ekip gelişemez. Yoksa kurumsallaşmadan bahsedilemez.
Yetki ve Sorumluluk Birlikte Tanımlanmalı
Birine iş verip karar hakkı vermezseniz, iş sürünür. Çünkü kişi her adımda onay arar ve bu da patronu yorar.
Tersine, karar hakkı verip sonuç sorumluluğu tanımlamazsanız, çıktının sahibi olmayacağı için kontrol kaybolur. Bu da şirketi, dolayısıyla da patronu yıpratır.
Bu yüzden rol tanımı, iki şeyi aynı anda söylemelidir: “Hangi kararlara karar verirsin?” ve “Hangi sonucun sahibi sensin?” Görev tanımı ise bu sonuca giden günlük işleri tarif eder.
Rol Tanımı Kartı (5 Satırda)
Rol tanımı yazmak için uzun dokümanlara ihtiyacınız yok. Bir kişinin şirkette “ne için var olduğunu” ve “hangi sonuçtan sorumlu tutulacağını” 5 satırda yazarsanız, çoğu karmaşa daha en baştan azalır.
Aşağıdaki kartı, her rol için ayrı ayrı doldurun. Bir sayfayı geçmesine gerek yok. Ama yazılı olsun. Ne demişler? Söz uçar, yazı kalır.
Rol Tanımı Kartı
Rolün amacı: …
Sahip olduğu çıktı: …
Karar sınırı: … (şunlara karar verir / vermez)
İç müşterileri: … (kime hizmet eder)
Başarı ölçütü: …
Bu kartı doldururken “görev listesi” yazmaya çalışmayın. Buradaki amaç, günlük yapılacakları sıralamak değil. Rolün şirket içinde hangi sonuca sahip çıktığını, hangi karar alanında hareket ettiğini ve kimin işini kolaylaştırdığını netleştirmektir.
Böyle bir kart ile rol tanımlaması yaptığınızda görevleri yazmak çok kolaylaşacak. Görevler, bu kartın altında o çıktıyı üretmek için yapılan işler olarak şekillenecek. Bu yüzden önce rol kartı, sonra görevler gelmeli.
Yazılı Olmayan Tanım, Sürdürülemez Yapı Demektir
Şirket ister 5 kişi olsun ister 50…
Rol ve görev tanımları yazılı olmadıkça kalıcılık oluşmaz. Akılda kalıp unutulan hafıza değil, elde tutulan metinler şirketi ayakta tutar.
Yazılı tanım şunları sağlar:
- Yeni başlayan kişinin hangi alana dahil olup şirkete fayda sağlayacağını bilmesini,
- Bir kişi ayrıldığında işin tamamen dağılmamasını,
- Bilginin kişide değil sistemde kalmasını.
Kısacası, yazılı tanım “bugünü” değil, “yarını” korur.
Ve unutmayın:
Gerçek büyüklük, sizin olmadığınızda da işlerin tıkır tıkır işlemesidir.
Sistemin içinden isminiz silindikçe, sistem sizin isminizi büyütür.
Tunç Vidinli
Tunç Vidinli
Tunç Vidinli, aile şirketlerinde kurumsallaşma, aile anayasası, nesiller arası sürdürülebilirlik ve profesyonel yönetim sistemleri üzerine çalışan bir danışman ve yazardır. Veliaht Akademi’nin Kurucusu ve Genel Müdürü olarak, aile şirketlerinin yönetim yapısını, aile içi karar mekanizmalarını ve gelecek kuşaklara aktarılacak kurumsal kültürünü güçlendirmeye odaklanır. Yazılarında saha deneyimini; yönetim, liderlik, sistemleşme ve aile ilişkileri başlıklarında uygulanabilir, ölçülü ve uzun vadeli bir bakış açısıyla ele alır.
