Aile Şirketleri Danışmanlığı ile Kurumsallaşmada Kalıcı Başarı Nasıl Sağlanır?

Merhaba,

Yıllardır aile şirketleriyle çalışıyor, aile şirketleri danışmanlığı yapıyorum. Şunu sahada sık görüyoruz ki pek çok şirket işe aynı heyecanla başlıyor. Ama ne yazık ki çoğu 6 ay sonra eski düzene dönüyor. İşe yaramayacak çalışmalar ya patronlara “anladım, bu iş olmayacak” dedirtiyor ya da zaman kaybettiriyor. Sonra aynı yük bir sonraki neslin omuzlarına kalıyor. O noktada, sonraki nesil bu yükü taşıyacak kapasitede değilse üzücüdür, yapı dağılıyor.

Aile Şirketlerinde Kurumsallaşma Neden Kalıcı Olmaz?

Aile şirketlerinin kurumsallaşması zaman alan ve disiplin gerektiren bir süreçtir. Ne yazık ki sadece ERP kurmak, anayasa yada ortaklık sözleşmesi gibi çalışmalarla tek başına bir yere gelinemez. Bu konuda vakit ayırıp konuyu detaylıca ele aldığım “Aile Şirketlerinde Kurumsallaşma: İş Sistemi, Kurumsal Yönetim ve Aile Yönetişimi” yazımı okumanızı isterim.

Sahada sıkça şu soruyla karşılaşıyoruz: “Bize kurumsallaşma eğitimi verir misiniz?” Elbette eğitimler bu sürecin bir parçasıdır; ancak tek başına bir eğitim, kurumsallaşma için yeterli değildir. Eğitim, en fazla konuya dair bir farkındalık ve bilinç oluşturur. Oysa kurumsallaşma; uygulama, tekrar ve disiplin gerektiren uzun soluklu bir dönüşümdür. Konunun mantığını derinlemesine anlamak isteyenler için kitaplarımı okumak, tek seferlik bir eğitimden çok daha faydalı ve kalıcı bir bakış açısı kazandıracaktır.

Aile Şirketleri Danışmanlığı Nedir?

Aile şirketleri danışmanlığı; şirketin yönetim sistemini (rol–yetki, süreçler, toplantı ve raporlama düzeni) kurarken, aile içi ilişki ve beklentileri de gözeterek kalıcı bir düzen oluşturmayı hedefleyen uygulama odaklı bir rehberlik sürecidir. Bu çerçevede aile yönetişimi (aile anayasası, aile meclisi) ve şirket yönetişimi (yönetim kurulu, karar ve denetim mekanizmaları) birlikte ele alınır. Biz de bu işi sahada danışanımızın yanında yol yürüyerek, adım adım hayata geçiririz.

Burada önemli bir fark var. Ben, tek başına çalışan ve yalnızca dışarıdan fikir veren bir danışmanlık anlayışıyla hareket etmiyorum. Kurucusu olduğum Veliaht Akademi, kurumsallaşmaya inanan ve kendi içinde de sistemle çalışan bir şirkettir. Danışanlarımıza önerdiğimiz yönetim disiplini, rol netliği, süreç mantığı ve kurumsal yaklaşım, önce bizim kendi yapımızda uygulanır. Kısacası, size ne öneriyorsak biz de kendi şirketimizde, ekibimizle öyle çalışıyoruz.

Yıllar önce, sektöründe öncü bir aile şirketinde genel müdür olarak görev yaparken aynı zamanda aile şirketlerine danışmanlık vermeye başladığım dönemde, çalıştığım kurumda sistematik bir yönetim yapısının gerekliliğini net biçimde gördüm. Bu nedenle öncelikli sorumluluk alanlarımdan biri, söz konusu yönetim sistemini tasarlamak ve hayata geçirmek oldu.

Daha sonra danışmanlığa odaklanıp kendi yoluma geçtiğimde de aynı anlayışı korudum. En başından itibaren işimi sistemli bir düzen üzerine kurdum; ekip büyüdükçe de ekibimizdeki hocalarımızla bu yapıyı geliştirerek sürdürdüm. Çünkü başından beri benimsediğim ilke şuydu: Aile şirketlerine hangi yönetim disiplinini öneriyorsam, aynı disiplini önce kendi şirketimde uygulamalıyım.

Bu doğrultuda ekibim ve birlikte çalıştığım uzmanlarla, kitaplarımda ele aldığım ve danışmanlık projelerimizde hayata geçirdiğimiz yapıyı kurumumuzun iç işleyişine de adım adım entegre etmeye başladık. Bugün danışanlarımıza önerdiğimiz ilkeler ve uygulamaları kendi işimizde de aynen uyguluyoruz. Size “roller netleşmeli” diyorsak, bizde de danışmanın rolü ve sorumlulukları nettir. “Süreçler böyle ilerlemeli” diyorsak, kurduğumuz sistemin süreçleri ve prosedürleri de yazılıdır.

Bugün, piyasada tek başına çalışan pek çok danışmandan farklı olarak, kurumsallaşmayı yalnızca şirketlere öneren değil, kendi organizasyonumuzda da aynı disiplinle uygulayan bir yaklaşımla ilerliyoruz.

Bu yaklaşımın sahada nasıl uygulandığını ve sürecin adımlarını detaylı incelemek için kurumsal yönetime geçiş sayfamıza göz atabilirsiniz.

Aile Şirketileri Danışmanlığı Kurumsallaşmada Kalıcılığı Nasıl Sağlar?

Geleneksel danışmanlık modellerinde, bir ekip gelir, şirketin mevcut durumunu analiz eder ve ardından hedefler doğrultusunda yapılması gerekenleri içeren bir rapor hazırlar.

Rapor Neden Yetmez?

Ancak, raporun içeriği ne kadar iyi hazırlanmış olursa olsun, uygulama aşamasında zorluklar yaşanır. Günlük operasyonun baskısı altında uygulama ertelenir, sahiplenme duygusu zamanla azalır ve öneriler sürdürülebilir bir iş yapma biçimine dönüşmez. Değişim yönetimi literatürü bize, kalıcılığın rapordan çok uygulama, adım adım engelleri kaldırma ve sürekli pekiştirme mekanizmalarıyla geldiğini söylüyor.

Değişim Yönetimi Neden Zordur?

Bu konuda danışmanlık yapmaya karar verdiğimde ilk olarak özellikle denenmiş ama sonuç vermemiş çalışmaları inceledim. Ayrıca çocukluğumdan beri bir şey öğretmenin ne demek olduğunu biliyorum; yıllar içinde pek çok kez eğitim verdim, insanlara bir beceriyi adım adım kazandırdım. Fark ettim ki insan, doğası gereği, yap bunu dendiği zaman ilk bakışta kabullense bile yapmıyor. Kurumsallaşma gibi bir konu, kişilerin toplu halde yeni bir paradigmaya geçmesini gerektiriyor. Bu geçiş süresi de ne var ki, bir kaç ay hatta çoğu zaman bir iki sene bile değil. Bu durum, değişim yönetimi (change management) açısından bakıldığında da normaldir; çünkü kalıcılık rapordan değil, sahada tekrar ve pekiştirmeyle oluşur.

Kurumsallaşma Neden ‘Hızlı Çözüm’ Değildir?

Bu gerçek bir yana, bu konuda hizmet veren biri, satış görüşmesinde karşı tarafa onu içinde bulunduğu cendereden hızla kurtaracak bir vaat sunmadıkça o işi alamadığını görüyor. Bu sebepten bir iki ay içerisinde aslında pek çok firmaya dahi uyarlanabilecek, genel geçer bir raporu satmak kolayına geliyor. Çünkü “mucizevi” bir kurumsallaşma çözümünün cazibesi, patron için çok daha kolay satın alınabilir bir şey.

Bu Yaklaşım Hangi Ölçekte İşler?

Bu noktadan yola çıkarak, tasarlamaya başladığım ve hocalarımızla birlikte sürekli geliştirerek güçlendirdiğimiz metodolojinin danışanlarımız için daha sonuç odaklı olduğunu gözlemliyoruz. Zamanla aynı yaklaşımı, ölçeğe göre sadeleştirilerek orta ölçekli aile şirketlerine de uyarladık. Şunu gördüm ki bir şirket, ilk yıllarından itibaren sistemli yönetim anlayışına adapte olmazsa, ileride bir düzene geçmek çok zorlaşıyor. Bu yüzden sürdürülebilir çözümün yaygınlaşmasını ve bu noktada hizmet satmaktan ziyade, gerçeğin ne olduğunu ve sürecin nasıl işlediğini anlaşılır kılmayı önemli buluyorum.

Aile Şirketleri Danışmanlığı Konusuna Bizim Yaklaşımımız

Bizim bilinen ve alışılmıştan daha kapsamlı bir yaklaşımımız var.

Danışmanlık hizmeti genelde, yaygın anlayışla, teşhis–tasarım–öneri şeklinde ilerler. Zaten “danışman” denince, fikrine başvurulan kişi anlaşılır. Bu sebeple danışman önce teşhis eder; şirkette neler var, hangi hatalar düzeltilmeli, neler yapılmıyor, bu gibi verileri ve akışı öğrenir. Ardından, mevcut durumdan hedef duruma nasıl geçileceğini tasarlar. Son olarak da bunları bir rapor halinde şirkete ya da patrona sunar. Bazı danışmanların bu süreçte bir-iki eğitim verdiğini de görüyoruz. Kimi zaman da rapor sunulurken, danışman raporu anlatarak takdim eder.

Kurumsal İrade Neden Oluşmuyor?

Ben bu noktada iki şeyi fark ettim. Birincisi, “al bunu yap” denilen ve ağır değişim gerektiren hiçbir nasihat uygulanmıyor. Çünkü bunun kendisi zaten kurumsal irade gerektiriyor. İkincisi şunu gördüm: Patronlar çoğu zaman ne yapılması gerektiğini bilmiyor değiller. Asıl gereken, hocamız Şehmus Oran’ın “iradenin gücü” dediği kişisel disiplin. Günlük koşuşturmanın içinde patrondan o ekstra disiplini beklemek de pek mantıklı değil.

Süreç, KPI ve Rol Tanımı Uzmanlık İster

Ayrıca diyelim ki “süreçlerinizi yazmalısınız” dediniz. Patron da “tamam, anladım, süreç yazmak gerek” dedi. Ama süreç, KPI ve rol tanımı gibi terimlerin altı, yönetim bilimleriyle desteklenmiş bir sistematiğe dayanıyor. Patron o konunun uzmanı mı ki, bunları doğru şekilde tasarlayıp düzenleyebilsin?

Kurumsallaşmada Uygulama Nasıl Kurulur? Her Ay Yaptığımız 3 Temel Çalışma

Bu yüzden biz danışmanlığımıza üç noktadan başlıyoruz. Önce sistemi kurarız, sonra ekipte uygulatırız, en sonda da kalıcı hale getiririz. Şunu da net söyleyeyim; işin asıl zaman alan kısmı burası.

1. Sistem kurulumu: İşin teknik tarafını kurmak gerekir. Stratejik hedeflerden başlayarak organizasyon şeması, rol–görev tanımları, süreçler ve prosedürler gibi yazılması gereken konulara odaklanıyoruz.
2. Sürekli eğitimler: Sürekli eğitimlerin şart olduğunu gördük. Zamanı geldikçe, kurulan sistemin bir parçasının ekip tarafından nasıl uygulanacağını öğretiriz. Departmanlara ve üst yönetime, gerektiğinde soft-skill (davranışsal yetkinlik) ve kurumsal yetkinlikler kazandırmak da gerekir. Bazı eğitimler tek seferde oturmaz; tekrar ister. İlkokuldan beri hafızanıza kazınan bazı konuların her yıl tekrar edildiği gibi düşünün.
3. Profesyonel yönetici koçlukları: Son olarak, üst yönetime ve kilit isimlere profesyonel koçluk verilmesi gerekir. Modern şirketlerde bu çok önemsenir. Çalışanlar eğitim alırken, üst yönetim buna ek olarak birebir koçlarla çalıştırılır.

Bu üç başlık, bizim işin sahada yürüyen tarafı. Yani biz sadece rapor yazıp “işi tamamladık” demiyoruz. Sizinle birlikte yol yürüyoruz, adım adım. Bu yolda da önünüze çıkan tüm engelleri birlikte aşıyoruz. Tüm süreçte size rehberlik ediyoruz. Kurumsallaşmanın adımlarını ve safhalarını öğrenmek isterseniz, kurumsallaşmanın adımları yazısında süreci daha sistematik bir sırayla özetledim.

Kurumsallaşma Neden Zaman Alır?

Tabii bu noktada bilmeniz gereken bir şey var. Samimiyetle söyleyeyim: Pek çok firmada rol–görev tanımlarını yazmaya aylar sonra başlayabiliyoruz. Bunun bizim yavaşlığımızdan kaynaklandığını düşünmüyorsunuz umarım. Şirketin stratejik taraftaki eksiklerini tamamlamak doğal olarak zaman alıyor. Ama bu, şikâyet ettiğimiz ya da “eksiklik” diye gördüğümüz bir durum değil. Girişimciliğin son derece doğal bir parçası.

Girişimci patronlar için bir işi kurmak ve belli bir seviyeye getirmek, sanıldığı kadar kolay değildir. Bu yüzden, işin ilk evrelerinde bu patronlardan yönetim bilimlerine sadık kalmalarını bırakın, daha “neyin ne olduğunu” bütünüyle çözmelerini bile bekleyemezsiniz.

Yönetim Kurulu Ne Zaman Kurulmalı?

Kaldı ki bu süreçte, nizami şekilde işleyen bir yönetim kurulu oluşturulması da var. O nokta genelde sürecin daha son aşamalarına geliyor. Bu süreç tamamlanmadan şirket, tüm çalışanlarıyla birlikte kurallar dahilinde çalışmanın ne demek olduğunu tam olarak anlayamaz.

Aile Anayasası Ne Zaman Anlamlı Olur?

İşte ondan sonra, aile anayasası gibi bir çalışma yapıp ailenin ve şirketin “tepe kurallarını” koyduğunuzda anlamı olur. Aile de o kurallara ilk günden uymaya başlar. Yoksa patron her gün başka bir tarafından uyanıp aynı konuda farklı bir karar aldıkça, ne aile anayasası fayda eder ne de ortaklık sözleşmesi.

Aile şirketleri danışmanlığı nasıl yapılandırılır?

Aile şirketleri danışmanlığı iki ana başlık altında ilerler:

1. Kurumsallaşma danışmanlığı (kurumsal yönetime geçiş)
2. Aile anayasasının hazırlanması

Bu iki başlık bir bütünün parçalarıdır. Ancak her biri farklı bir ihtiyacı çözer ve farklı çıktılar üretir.

Kurumsallaşma danışmanlığı (kurumsal yönetime geçiş)

Bu aşama işin teknik tarafıdır. Amaç, şirketi kişilere bağımlı olmaktan çıkaracak yönetim sistemini kurmaktır. Bu süreçte ortaya çıkan somut yapı şunlardır:

• Organizasyon yapısı
• Rol ve görev tanımları
• Yetki matrisi
• Süreç akışları
• Toplantı ve karar düzeni
• Raporlama sistemi
• Performans göstergeleri
• Temel iç kontrol mekanizmaları

Kalıcılığı nasıl ölçeriz? 7 pratik gösterge

Bu çıktılar yalnızca yazılı doküman olarak kalmaz. Sistem sahada uygulanır, takip edilir ve zamanla şirketin günlük çalışma düzenine dönüşür. Biz sahada şunlara bakarız:

1. Karar döngüsü: Kararlar kaç günde alınabiliyor?
2. Kararların kapanış biçimi: Toplantıdan çıkan işler “sahiplik + termin” ile kapanıyor mu?
3. Görevlerin tamamlaması: Verilen işler zamanında tamamlanıyor mu?
4. Yetki devri: Günlük onaylar patrondan ekibe doğru kayıyor mu?
5. Toplantı düzeni: Toplantılar periyodik olarak yapılıyor mu?
6. Raporlama disiplini: Kritik göstergeler belirli bir düzende takip ediliyor mu?
7. Patrona giden iş: Patrona gelen anlık sorular ve acil onay işleri azalıyor mu?

Kurumsallaşmayı “bir proje” değil, şirketin işleyişine yerleşen bir disiplin olarak kurmak istiyorsanız, bu süreci sahada omuz omuza yürüten bir danışmanlık yaklaşımı arıyor olabilirsiniz. Dilerseniz hizmet sayfalarımızdan yaklaşımımızı inceleyin; size uygun yol haritasını birlikte belirleyelim.

Aile anayasasının hazırlanması

Kurumsallaşma ile şirketin işleyişi belirli bir düzene oturduktan sonra aile tarafındaki yapı ele alınır.

Bu aşamanın temel çıktısı aile anayasasıdır.

Aile anayasası; aile bireylerinin şirketteki rol ve sınırlarını, karar alma prensiplerini, ortaklık ilişkilerini ve gelecek nesillere geçiş kurallarını belirleyen bir metindir.

Ancak bu çalışma, şirketin yönetim sistemi kurulmadan sağlıklı işlemez. Çünkü aile, ancak çalışan bir sistemin üzerine kural koyduğunda bu kurallar anlamlı ve uygulanabilir hale gelir.