Vaka Analizi: Bir Aile Şirketinde İcra Kurulu Kurduk. Ne Değişti?

Bize ilk başvuranlar ailenin gençleriydi. Şirketteki düzensizlikten şikâyet ediyorlardı. Kurucular ise sonraki neslin yetersizliğinden yakınıyor, başlayacağımız çalışmaya da şüpheyle bakıyordu. Birlikte kurduğumuz icra kurulu ve raporlama düzeniyle gençlerin şirkete katkısı görünür hâle gelirken, aile büyükleri de günlük işleyişe yaptıkları müdahaleleri görmeye başladı. Başlangıçta çalışmaya şüpheyle yaklaşan büyükler, zamanla süreci daha fazla sahiplendi.

Hızlı tüketim ürünleri (FMCG) alanında, yaklaşık 51 milyon dolar yıllık cirosu ve 300–350 çalışanıyla farklı lokasyonlarda faaliyet gösteren bir aile şirketinden söz ediyorum. Gizlilik nedeniyle şirketin ve aile üyelerinin adlarını paylaşmıyorum. Bu yazıda, birlikte kurduğumuz yönetim düzenini ve uygulama sırasında gözlemlediğimiz değişimi anlatacağım.

Yetki karışıklığı profesyonellerin işini de zorlaştırıyordu

Aile üyeleriyle üst yöneticilerin yetki alanları yeterince net değildi. Profesyonel tepe yönetici de bu belirsizliğin içinde görevini yapmaya çalışıyordu. Gençlerin ne kadar katkı sağladığını değerlendirmek içinse üstlendikleri işlerin düzenli biçimde görülebildiği bir çalışma düzenine ihtiyaç vardı.

Aileden beş gencin ve şirketin profesyonel tepe yöneticisinin yer aldığı bir icra kurulu oluşturduk. Ailenin kurucu büyüklerini yönetim kurulunda konumlandırarak icra kurulu başkanlığını profesyonel yöneticiye verdik. Gençler, şirkette üstlendikleri görevlerle bu çalışmaya katıldılar.

Şirketinizde de gençlerle aile büyükleri birlikte çalışmakta zorlanıyor veya ekibinizin çözmesi gereken meseleler sürekli sizin önünüze geliyorsa, Kurumsal Yönetime Geçiş hizmetimizin kapsamını inceleyebilirsiniz.

Profesyonel tepe yöneticinin de katıldığı bu çalışmada, yöneticilerin birbirlerinin işini ve güçlüklerini anlayarak ortak çözüm bulmasını esas aldık. Bir icra kurulu üyesinin kendi bölümünü anlatırken diğer yöneticinin ihtiyacını da düşünmesi gerekiyordu. Gençlerin bu çalışma içinde sorumluluk alarak yetişmesini, profesyonellerin de yetkileri belirgin bir yapıda görevlerini yapabilmesini amaçladık.

İcra kurulu toplantılarını haftalık düzende yürüttük. Bu toplantılarda alınan kararları ve üstlenilen işlerin ilerlemesini takip ettik. Yönetim kuruluna sunulan periyodik raporlarla da ailenin şirketin işleyişini ve yapılan çalışmaları görebilmesini sağladık.

Bunun yanında şirkette görev ve rol düzenini kurduk. Süreçleri tanımlayıp yazılı hâle getirmeye başladıkça, bu çalışmalardaki ilerlemeyi de aileye düzenli olarak raporladık. Zaman zaman uyguladığımız anketler bu raporlara veri sağlarken, yeni çalışma biçiminin yerleşmesini eğitim ve koçlukla desteklemeyi sürdürdük.

Kurumsallaşma bir süreçtir. Bu vakada anlattığım değişimin yerleşmeye başlaması en az iki buçuk yıllık bir çalışma gerektirdi. Ailenin yapılan çalışmaya gerçekten inanması ve kurulacak düzenin ne anlama geldiğini kavraması yaklaşık bir yıl aldı. Biz de bu sürede şirketi daha derinden tanıdık. Günlük işlerin içinde karşılaştığımız durumlar, başlangıçta gördüğümüz sorunların altında neler bulunduğunu daha iyi anlamamızı sağladı.

Alınan kararların uygulanmadığı, hatta haber verilmeden tersine çevrildiği zamanlar oldu. Gençler üzerindeki baskının hafiflemesi de zaman aldı. Mevcut işleyişi yeni düzene aktarırken yaşadığımız güçlükler nedeniyle, yazdıklarımızı uygulamada gördükçe yeniden ele alıp düzeltmemiz gerekti. Aileye, kurumsal yönetime geçerken bu tür güçlüklerle karşılaşılabileceğini ve bunların üzerinde birlikte çalışacağımızı anlattık. Aile de yaşanan aksamalara rağmen sürecin arkasında durdu. Asıl önemli olan buydu.

Raporlar geldikçe herkesin kendi payı görünmeye başladı

Gençlerin şirkete sağladığı fayda daha görünür hâle geldi. Yönetim kurulu, onların üstlendiği işleri ve bu işlerdeki ilerlemeyi periyodik olarak görebiliyordu.

Gençler açısından da önemli bir değişim vardı. Şirketteki düzensizlikten şikâyet edenler, bekledikleri sistemi kurma sorumluluğunun kendilerinde de olduğunu daha iyi fark etmeye başladı. Bu süreçte sistemsizliğe ilişkin şüphe ve şikâyetlerin azaldığını gözlemledik.

Profesyonel yöneticilerin çalışma alanları netleştikçe, düzensizlikten kaynaklanan güçlükleri de azaldı. Özellikle profesyonel tepe yönetici, görevini daha belirgin bir yetki ve sorumluluk çerçevesinde yürütmeye başladı.

Raporlarda benim kıymetli bulduğum başka bir gelişme daha vardı. Yönetim kurulunun günlük işleyişin ayrıntılarına müdahale ettiği konular, icra kurulunun peş peşe hazırlayıp yukarı sunduğu raporlarda tekrar ediyordu. Aile büyükleri de bu kayıtları gördükçe kendi müdahalelerini fark etmeye başladılar.

Gençlerin başvurusuyla başlayan bu çalışma, zaman içinde aile büyüklerinin daha fazla sahiplendiği bir sürece dönüştü. Bu vakada aile büyüklerini kurumsallaşmaya ikna etmenin önemli bir parçası, yapılan işin ve ortaya çıkan değişimin kendileri tarafından görülebilmesiydi.

Bu vaka, Tunç Vidinli’nin kurucusu olduğu Veliaht Akademi’nin aile şirketleri danışmanlığı çalışmalarından biridir. Veliaht Akademi’de kurumsal yönetime geçiş çalışmalarını, şirketin yönetim ekibiyle birlikte yürütüyoruz. Uzman kadromuz, kurulan düzenin günlük işte uygulanmasını takip ediyor. Uygulamada karşılaşılan güçlükleri aileyle ve yöneticilerle birlikte ele alarak çalışmayı sürdürüyoruz.

Şirketinizde de aile üyeleriyle profesyonel yöneticilerin yetkileri birbirine karışıyorsa, Kurumsal Yönetime Geçiş hizmetimizin kapsamını inceleyebilir, şirketiniz için görüşme talebinde bulunabilirsiniz.