Aile anayasası, bir ailenin mirasını korumak için aldığı kararların ve bu doğrultuda belirlediği uygulamaların yazılı hale getirilmiş çerçevesidir. Bu yapı, aile ile şirket arasındaki ilişkileri düzenler ve uzun vadeli sürdürülebilirlik için ortak bir yönetim zemini oluşturur.
Aile şirketleri için aile anayasası doğru zamanda, doğru şekilde kurgulanıp hazırlandığında bir aile şirketinin stratejik orta ve uzun vadedeki planlaması için büyük fayda sağlayacak bir araçtır. Bir şirketin devamlılığını garantileyecek sebep değil, devamlılığını garanti altına almış olmasının sonucudur.
Genellikle şu başlıkları içerir:
- Yönetim yapısı ve karar alma süreçleri
- Hisse yapısı ve kâr dağıtımı
- Aile bireylerinin şirkete katılım şartları
- Aile konseyi ve iletişim mekanizmaları
Sizlere aile anayasasına giden sürecin ne olduğunu ve bir aile anayasasından nasıl istifade edeceğinizi anlatmak istiyorum. Kuvvetli bir aracı doğru kullanıp fayda sağlamak varken neden paranız ve zamanınız ne olduğuna dahi tam olarak emin olamadığınız bir çalışma için boşa gitsin? Bu yazının sonunda, aile şirketiniz için gerçekten neye ihtiyaç duyduğunuzu daha net görebileceksiniz.
Kurumsallaşma dediğimiz kavram, içinde pek çok konu ve öğretiyi barındıran, kurumsal yönetime geçiş olarak da adlandırılan çok aşamalı, çok disiplinli bir süreçtir. Bu süreci tamamlamak zaman alır. Eğer şirketinizde söz konusu noktaların büyük bir kısmına dokunmamışsanız bir tek aile anayasasından medet ummak size bir fayda sağlamayacaktır. Zira beni daha önce aile anayasası yazdırdıklarını anlatan firmalar aramaktadır. Net bir şekilde ifade etmeliyim ki söz konusu aile anayasası dokümanlarını tozlu raflarda bulmaktayım, o da eğer bir şekilde kaybetmemişlerse.
Her yiğidin bir yoğurt yiyişi vardır. Bu sebepten güçlü bir anayasa, büyük ölçüde ailenin girdilerine dayanır. Her ailenin ve şirketin kendine has bir kültürü bir habitatı vardır.
Saha Notu
Son yıllarda bize aile anayasası talebiyle gelen birçok aile şirketinde aynı tabloyla karşılaşıyoruz. Bu firmaların bir kısmı daha önce aile anayasası çalışması yapmış, çeşitli danışmanlıklar almış veya kurumsallaşma adına bazı adımlar atmış oluyor. Buna rağmen beklenen fayda ortaya çıkmıyor.
Bunun temel sebebi, aile anayasasının kendisinden önce kurulması gereken yönetim altyapısının yerine konulmamasıdır. Çünkü rol tanımları, yönetim sistemi, karar süreçleri ve performans disiplini oturmadan hazırlanan anayasa metinleri çoğu şirkette uygulanamaz.
Bu yüzden aile anayasasını, kurumsallaşmanın yerine geçen sihirli bir belge gibi değil; doğru safhaya gelmiş bir aile şirketinde düzeni yazılı ve sürdürülebilir hale getiren stratejik bir çerçeve olarak görmek gerekir. O sebepten bu yazıda paylaştığım yaklaşım, yalnızca teorik bilgiye değil; sahada yürüttüğümüz danışmanlık çalışmalarına ve uzun yıllara yayılan aile şirketi pratiğine dayanıyor.
Aile Anayasası Nedir ve Ne Anlama Gelir?
Aile anayasası yalnızca yazılı bir metin değildir; aile ile şirket arasındaki ilişkileri, karar alma biçimlerini ve uzun vadeli yönetişim anlayışını tanımlayan bir çerçevedir. Bu nedenle doğru zamanda ve doğru altyapı ile hazırlandığında, şirketin sürdürülebilirliğini destekleyen temel bir yapı haline gelir.
Aile Anayasası Ne İşe Yarar?
Aile anayasası, aile ve şirket ilişkisini düzenleyen temel bir çerçeve sunar. Özellikle şu konularda etkili olur:
- Aile ve şirketin ortak vizyonunu netleştirir
- Önemli kararlarda belirsizliği azaltır
- Hisse, kâr ve yönetim konularında netlik sağlar
- Aile içi anlaşmazlıkların büyümesini engeller
- Şirkete ve çalışanlara güven verir
- Aile bireyleri arasında adalet duygusunu güçlendirir
- Şirketi krizlere karşı daha dayanıklı hale getirir
- Şirketin tüm paydaşlarına istikrar ve güven verir
- Çalışanların aidiyetini ve kuruma olan inancını artırır
- Şirketin uzun vadeli devamlılığını ve ekonomik gücünü destekler
Bunun öncesinde ise şirket ve aile sağlıklı işleyen bir anayasa hazırlanması için uygun şartları oluşturmuşsa güçlü bir aile anayasası şirketin yönetimini de sağlam temellere oturtur.
Bu noktaya kadar aile anayasasının ne olduğunu ve neden kritik olduğunu gördünüz. Peki bu çalışma sahada nasıl yürütülür, hangi adımlarla ilerler ve doğru şekilde nasıl yapılandırılır? Bu süreci ailelerle birebir yürüttüğüm aile anayasası danışmanlığı hizmeti sayfasında detaylı olarak inceleyebilirsiniz.
Aile Anayasası Hakkında Doğru Bilinen Yanlışlar
Aile anayasası çoğu zaman yanlış anlaşılır ve olduğundan farklı beklentiler yüklenir.
Şirket kendince bir tüzel kişiliğe sahip yaşayan bir organizasyondur. Aile anayasası da tıpkı şirket ve ailesi gibi yaşayan bir belgedir; tek sefer yazılıp kaldırılan bir metin değildir.
Bu yüzden şirket ve aile zamanla değiştikçe, belirli aralıklarla, özellikle yeni nesiller sürece dahil oldukça gözden geçirilmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Bu sayede zamanla oluşabilecek kırgınlıkların ve dile getirilemeyen sorunların önüne geçilir. Aksi halde belge kısa sürede geçerliliğini yitirir.
Genel olarak sanılanın aksine, kurumsal yönetimde belirli bir seviyeye gelmiş şirketlerde aile anayasası mutlaka dışarıdan bir uzmanla yapılmak zorunda değildir. Ancak tarafsız bakış açısı ve gözden kaçan konuların ortaya çıkarılması için deneyimli bir danışmanla çalışmak süreci ciddi şekilde güçlendirir. Aileler bu alanda kendilerini geliştirebilir; hatta süreç doğru kurulduğunda, gerekli güncellemeleri zamanla kendi içlerinde de yapabilecek seviyeye gelebilirler.
Aile Anayasası Ne Değildir?
Aile anayasası çoğu zaman yanlış anlaşılır. Aşağıdaki durumlar için bir çözüm değildir:
- Kurumsal yönetim altyapısı kurulmamış şirketleri kurtarmaz
- Tek başına şirketin geleceğini garanti altına almaz
- Hukuki metinlerin yerine geçmez
- Henüz küçük ve basit yapılı şirketler için gerekli değildir
Ayrıca aile anayasası, şirketin hukuki metinlerinin yerine geçen bir belge değildir; şirketin türüne göre pay sahipliği, organ yapısı, genel kurul, yönetim kurulu ve esas sözleşme düzeni gibi konular bakımından Türk Ticaret Kanunu hükümleri ayrıca gözetilmelidir.
Ayrıca bir kişinin ya da iki üç kişilik bir çekirdek ailenin yönetimi altındaki nispeten genç bir şirket için kurtarıcı hiç değildir.
Bu iki durumdan biri size uyuyorsa, önce Kurumsallaşmanın Adımları yazımı okuyun. Şirketinizin hangi safhada olduğunu ve sıradaki adımı oradan netleştirebilirsiniz.
Aile Anayasasının Kapsamı
Aile anayasasının kapsamı her aileye göre değişir. Ancak sahada yapılan çalışmalarda belirli ana başlıklar neredeyse her aile için ortak olarak ele alınır:
- Yönetim:
Şirketin yönetim yapısı, yönetim kurulunun oluşumu, karar alma süreçleri ve liderlik geçişi bu başlık altında ele alınır. - Mülkiyet:
Hisse yapısı, kâr dağıtımı, oy hakları ve hisse devir süreçleri bu bölümde ele alınır. - İstihdam:
Aile bireylerinin şirkete giriş şartları, görev alma kriterleri ve ücretlendirme politikaları bu başlık altında belirlenir. - Aile Konseyi ve İletişim:
Ailenin karar alma ve iletişim mekanizmaları ile aile konseyi yapısı bu bölümde oluşturulur.
Aile Anayasası Nasıl Hazırlanır?
Aile anayasası hazırlamak, her aile için aynı şekilde ilerleyen standart bir süreç değildir. Ancak sahada yürütülen çalışmalar belirli temel adımlar etrafında şekillenir.
Aile Anayasası Hazırlanmadan Önce Gerekenler
Aile anayasasını hazırlamak, çalıştığımız aileye göre değişmekle birlikte en az iki üç aylık bir çalışmadır. Geniş bir aile için bu çalışma aylar, belki de sene sürebilir. Ne var ki bir aile anayasasının hazırlanmasından önce aile şirketinin belirli bir safhaya gelmesi gerekir. Bu noktada da ben iki önemli kriteri göz önünde bulunduruyorum. Bunlardan birincisi ailenin ve şirketin büyüklüğü, ikincisi de şirketin kurumsal yönetimde önemli aşamaları geçmiş olması. Bu iki kriter uygun değilse daha önce de bahsettiğim gibi bir ton paraya, birkaç aylık bir çalışma ile hazırlanmış aile anayasaları tozlu raflarda bekliyor.
Şirket eğer anam babam yöntemlerle yönetiliyor, şirket tepe yöneticileri günlerinin önemli bir saatini önlerine anlık gelen, günü gününe yapılacak işlere veriyorsa ne yazık ki bir anayasa yazılsa dahi kurallarının işletilebilmesi gerçekten zor. İkinci olarak da eğer aile henüz çekirdek aile ise ya da hepi topu iki ortaklı ve ortakların çocukları da henüz küçük çocuklarsa bir anayasa o aile için Rolls-Royce taksi.
Eğer yukarıdaki iki kategoride iseniz size öncelikle sizleri Veliaht Koçluğu ve kurumsallaşma çalışmalarımıza yönlendirmek isterim. Yani aile anayasası kendi başına kurumsallaşmak değildir.
İşin bu kısmı aile anayasası nasıl hazırlanır değil, nasıl hazırlanmaz sorununun cevabıydı. Gelelim nasıl hazırlanır sorusuna.
Aile Anayasası Hazırlık Sürecinde Temel Yaklaşımlar
Bu aşamada bir aile anayasası hazırlanması için kişilerde şu temel duyguların gelişmiş olması gerekir:
- Adalet
- Açık fikirlilik
- Şeffaflık
Bu üçü şirketlerini kurumsal yönetime geçirebilmiş şirket yöneticilerinin de ortak özellikleridir. Zira bu çalışmalar sırasında her konu özgürce konuşulacak ve aile ile şirketi ilgilendiren hiçbir şey sır olarak saklanmayacaktır. Ayrıca atalarımızın söylediği gibi kendimize yapılmasını istemediğimiz hiçbir şeyi bir başkası için istemememiz gerekiyor. Ve bu adalet duygusunun da mümkün olduğunca evrensel düzeyde olması ailedeki sonraki kuşakları ve aileye dışarıdan katılmış bireyleri anlayıp koruyabilmemiz için şart.
Bu noktada gerektiğinde adım atabileceğimiz birtakım düşüncelere de hazır olunmalı. Mevcut yöneticilerin sırası geldiyse koltuklarını sonraki kuşaklara teslimi, yeni kuşakların şirketin geleceği ve vizyonu hakkında bambaşka düşüncelere sahip olması gayet olası ve açıklıkla karşılanması gereken konular. Kim bilir, belki de yeni nesil hissedarlar sahip oldukları hisseleri satıp kendilerine bambaşka bir hayat kurmak niyetindedirler.
Aile Anayasası Hazırlık Sürecinin Temel Adımları
Bir aile anayasası hazırlamada ilk aşama “ailenin” herkes için tanımlanmasıdır. Tarihçesi tüm aile bireylerinin toplandığı ilk toplantıda anlatılmalıdır. Bunu yapmak ailenin kendini daha iyi tanımasını sağlayacaktır. Nereden geldik? Cemiyet içinde, bulunduğu endüstrisinde ve iş dünyasında şu an neredeyiz? Ailenin bütüncül olarak şirket de göz önünde bulundurulduğunda misyonu ve vizyonu nedir? Ailenin prensipleri, değerleri nelerdir? Bunların yanı sıra sadece şirket olarak değil, ailesi ile birlikte aile şirketinin SWOT analizinin yapılması gerekir.
Sonraki adım ihtiyaçların belirlenmesidir. Bunu yapabilmek için de anayasanın kapsadığı konuların belirlenmesi lazım. Bu ikisi belirlendikten sonra kapsam içine giren konular üzerinde, yerine göre çeşitli profesyonel teknikler de uygulanarak tek tek konuşulur. Ayrıca sadece kişilerin değil, ayakta kalabilmesi için şirketin ihtiyaçları da ayrıca tartışılmalıdır.
Neticede güçlü bir aile anayasası, özünde ailenin bir masa etrafında toplanıp, aile ve şirketi ilgilendiren pek çok meseleyi konuşması ve yazılı hale getirmesidir. Daha önce de belirttiğim gibi her aile şirketi, her aşamada bir aile anayasası hazırlamalıdır diye bir düşünce olamaz. Bir anayasadan önce kurumsallaşma çalışmalarına ağırlık verilmelidir. Tekrar ediyorum bir aile anayasası yazılmış olması tek başına kurumsallaşma değildir. Fakat zamanı gelmiş bir aile şirketi için de, ki aile şirketinin veliahtlarını bu noktaya getiren çalışmaya ben Veliaht Koçluğu diyorum, aile anayasası hem ailenin mirasını korur hem de ailenin daha huzurlu ve mutlu gelişip büyümesini sağlar.
Aile Anayasası Hakkında Sık Sorulan Sorular
Aile anayasası ne zaman yapılmalı?
Aile anayasası, şirket belirli bir olgunluğa ulaştıktan ve temel yönetim sistemi kurulduktan sonra yapılmalıdır. Şirketin kurallarla çalışmaya başladığı, rol ve süreçlerin netleştiği aşama bu çalışma için doğru zemini oluşturur.
Aile anayasası neden işe yaramaz?
Aile anayasası, kurallarla işleyen bir yapı gerektirir. Bunun için şirket içinde, yönetim kurulundan en alt pozisyona kadar herkesin yaptığı işi yazıya dökmesi ve yazılan kurallara uyarak çalışması gerekir. Bu yaklaşımın günlük iş yapış biçimine yerleşmesi, yani bir disiplin ve rutin haline gelmesi şarttır.
Şirket içinde bu alışkanlık oluşmadan hazırlanan anayasa metni pratikte karşılık bulmaz. Kurallar yazılır ancak uygulanmaz. Çünkü şirket henüz “yazdığını uygulayan” bir organizasyona dönüşmemiştir.
Bu nedenle birçok şirkette “aile anayasası yaptık ama işlemedi” sonucu ortaya çıkar. Sorun metinde değil, o metni taşıyacak sistem disiplininin henüz kurulmamış olmasındadır.
Bu konu, aile şirketlerinde kurumsallaşmanın ‘aile yönetişimi’ katmanına oturur; tüm çerçeveyi görmek için Aile Şirketlerinde Kurumsallaşma: İş Sistemi, Kurumsal Yönetim ve Aile Yönetişimi (Uygulanabilir Rehber) yazısına bakabilirsiniz.
